退職証明書・解雇理由証明書の書き方は？

2017.05.26

退職証明書とは、退職後に労働者から請求があった場合に発行が義務付けられている退職時の証明書です。義務ですので申請があれば、企業は必ず応じなければなりません。

退職証明書の請求期限は、退職してから2年が経過するまでと決められていますので、期限を過ぎた場合は請求を拒んでも問題ありません。しかし、期限内であれば請求があれば何枚でも発行しなければなりません。

退職証明書は、労働基準法により発行が義務付けられていますが、その内容についてまでは規定がありません。

労働者から希望のあった事項について発行するようになっています。したがって、記載を希望しない事項について記載することは禁止されています。

労働者が希望できる事項については法律に定められており、使用期間と業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由の5項目です。退職の事由については、解雇した場合は解雇の理由まで記載します。

労働者が退職すれば企業は10日以内に離職票を発行しますが、退職証明書と離職票は内容が似通っていますが、似て非なるものです。退職証明書は私文書ですが、離職票は公文書です。

また、退職証明書は発行が義務付けられていますが、あくまでも労働者から請求があった場合に限られます。しかし、離職票は健康保険や失業保険などの手続きで必要になることから、必ず発行しなければなりません。

解雇理由証明書は、退職証明書と同様に、労働者から請求があった場合に発行が義務付けられている解雇の理由を記載した証明書です。

解雇は労働問題に発展することもあるため、企業としては発行したくないところですが、義務であるため申請があれば拒否することはできません。

解雇理由証明書の請求期限は、解雇予告日から解雇日までの期間です。なお、解雇予告日以降に労働者が解雇以外の理由で退職した場合は、発行しなくても問題ありません。

解雇理由証明書も退職証明書同様、様式までは指定されていませんが、解雇理由証明書は記載すべき事項が定められています。解雇予告を行った日と解雇理由について記載します。

解雇理由については、解雇に至った経緯や就業規則のどの条項に該当するかなど、具体的な内容を記載することが求められています。

退職証明書と解雇理由証明書はどちらも退職に関する証明書ですが、労働者の請求目的は異なります。

退職証明書は次の就職先から求められたりしますが、解雇理由証明書は解雇が不正に行われていないか争うためのものです。

発行しなければ罰則も設けられていますので、労働者から請求があった場合は遅滞なく証明書を作成し、交付するよう心がけましょう。

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