初めてでも大丈夫！勤怠報告を行う上で知っておくべき報告方法と勤怠管理！

2015.03.28

正社員・パート・アルバイト・派遣社員など、勤務形態を問わず勤怠報告は重要な部分です。勤怠報告が上司のチェックを経て経理に回され給料に反映されるのですから。勤怠報告について知っておくべきポイントを整理したいと思います。

会社によっても違うと思いますが、勤務時間は勤務開始から勤務終了までの時間から休憩時間を差し引いた時間です。その目安としてタイムカードによる刻印が使われるのが一般的だと思います。

そこから実際の勤怠をエクセルの勤怠表などを用いて勤怠管理を行うという形をとられているところもあれば、全社的な勤怠管理システムでPCを使って報告する形をとり管理しているところもあります。派遣での勤務の場合派遣会社に勤怠報告書の提出も求められるのが一般的です。

これは学校の出席簿とは違い出勤したかどうかを報告するものではなく、勤務時間を報告するものだと言うことを頭に入れておいてください。またこれを派遣先の管理者が承認する必要がある点をご注意ください。

ヒューマントラスト等のようにスマートホンや携帯電話を使って勤怠報告し、それが勤怠計算に回され自動的に給与支払いまでつながるシステムを用いているところもあります。

勤務先での勤怠管理はエクセルなどを使っているところは、テンプレートを使って簡素化しているといえども手作業に近く管理に時間がかかります。勤怠管理システムを導入している会社では、比較的簡便にその作業を行うことが出来ます。

勤怠管理システムでは一般的に承認管理一覧などで勤怠管理できる社員を特定しています。また通常は管理画面の勤怠設定で社員各々の勤務時間・シフトなどをあらかじめ設定しておき、日常的には部下の勤怠一覧をチェックし、部下の修正依頼や間違いなどで修正すると言ったことが主な作業になります。

勤怠報告上休暇は注意して扱う必要があります。一般的に労基法の定めに従って勤務半年で有給休暇が付与されます。有給休暇がない場合はもちろん欠勤となり無給と言うことになります。

休暇の取得は個人の権利ではあるのですが、同時に会社側にとってみれば欠員を生む事態となります。その意味では個人的にも管理者も慎重に休暇管理を行う必要があります。出来れば計画的に休暇を取得することが望まれます。

しかし急な体調不良や緊急事態は避けられ無いと思います。最近ではメールだけで緊急に休暇申請するケースが多くなっていると思いますが、出来れば直属上司には電話で、関係部署や経理にはメールを入れると言った気遣いは必要だと思います。

勤怠報告は勤務の実態を正確に報告する必要があります。有給休暇などの休暇の取得は出来るだけ計画的に行うことが原則となりますのでご注意ください。また勤怠システムの導入は勤怠管理の上で有効性が高いと考えます。