初心者の人なら必ず知っておくべき勤怠表を作成する上で大切なこと！

2015.03.30

勤怠表や勤怠管理表（以下　勤怠表）は給料直結の部分なので、会社のルールや法律に従う必要があります。初心者の人にも分かるように解説をしてみました。

勤怠表の項目を従業員さんの出社から退社までの勤怠に関する行動で追ってみましょう。従業員さんが出社するとまず出勤時刻の出勤簿記入やタイムカードを打刻されます。

そして、勤務表やシフト表に示された勤務開始時刻になるまで着替えや仕事の準備をされて、勤務開始時刻に勤務スタートとなります。会社によっても違いますが、食事時間を含めた休憩時間を取りながら定時まで勤務されると思います。しかし当日予定した作業が終わらず残業をしてもらうこともあります。

仕事が終わっても、すぐには帰宅しないで仕事仲間と雑談などをした後に帰宅されることもあるでしょう。退社時には必ず出勤簿やタイムカードで退勤時刻を記録されると思います。

また日によっては早出、休日出勤などをお願いすることもあるでしょうし、欠勤や有給休暇もあると思います。場合によっては遅刻や早退をされる従業員さんもいます。

まず覚えてほしいのは出社時刻、退社時刻と勤務開始時刻、勤務終了時刻が違うということです。出社してもすぐに仕事をはじめるわけではなく、逆に仕事が終わってもすぐに退社されるわけではありません。

出社時刻と勤務開始時刻、退社時刻と勤務終了時刻にはタイムラグがあることが多いということです。勤怠管理実務で必要なのは勤務開始時刻、勤務終了時刻つまり実際に働いた時間で、雑談などは含まれません。会社のルールによりますが、休憩時間は通常勤務時間に含めません。

次に注意しないといけないのは残業や早出、休日出勤などの時間外労働です。これは、1日の労働時間が8時間を超えない範囲ならばいいのですが、超えると25%割増賃金の支払いが必要です。これは通常残業と言います。

22時から翌朝5時までに勤務させた場合は深夜残業（早朝早出）として25%の割増賃金となります。休日出勤の場合は35%の割増賃金が必要となります。有給休暇は残業なしの通常出勤扱いになり、欠勤は無給です。また早退・遅刻に関しては会社のルールに従って賃金が減額されます。

最後に注意してもらいたいのは残業時間（早出時間）の切り捨てについてです。これは会社ごとに残業時間（早出時間）の切り捨て時間単位があり、30分単位とのところは30分未満の時間は切り捨てて計算されます。

これらをまとめると勤怠表に必要な項目は以下になります。

・出勤時刻、退勤時刻

・勤務開始時刻、勤務終了時刻

・通常残業（早出）時間、深夜残業（早朝早出）時間

・通常出勤、休日出勤、休日、欠勤、有給休暇　の区別

・早退、遅刻の有無

全従業員の勤怠表を作るのは大変な作業なので、エクセルで表を自作する人もいます。また勤怠表テンプレートをなどの管理票を無料で配布しているウエブサイトがあります。中には給与の自動計算までするアプリに近いものさえあります。

これらのテンプレートは自分の会社のルールに完全にはマッチしないと考えておいた方がよいでしょう。手軽に使えるというメリットがある反面、数式など中身の理解が不十分だと間違いを引き起こすというデメリットがあるということに注意してください。

エクセルの数式を書きかえる必要が出てくるケースは質問サイトなどに質問をしてみてはどうでしょうか？

勤怠表は会社のルール、法律に従ったものを作成する必要があります。しかし、複雑な勤怠管理をエクセルで簡素化することが可能です。その際エクセルの数式などの十分な理解が必要になりますのでご注意ください。