的確な質問をすれば業務効率がアップ！質問力を磨くには？

2023.11.28

仕事をしていてわからないことがあったとき、仕事の方法を知っている人に質問をすれば解決します。

しかし、場合によっては質問をすると相手から嫌な顔をされたり、質問に答えてもらえなかったりすることもあるものです。その原因がわからないと理不尽に感じてしまいがちですが、質問という行為は相手を通じておこなう以上、相手の都合を考える必要があります。

そこで高めておきたいのが「質問力」です。この記事では、質問の仕方に関する基本的なことや質問力の磨き方、質問をするときの注意点について説明します。

仕事で質問をするときの基本は、質問したい内容を具体的にまとめることです。そのためには、事前に下記のことをおこなっておく必要があります。

・わからないことがあったとき、質問する前に自力で取り組む
・自力で取り組んでも解決できなかった内容を質問する

上記のことをおこなっておくと、質問の内容はおのずと具体的になります。なぜなら、自分自身の中で「どんなことがわからなかったのか」という点が明確になるためです。

これにより、質問の内容が具体的になるため、質問される側としては質問の内容を容易に理解できるので、即座に回答しやすくなります。

質問力を磨くコツは、単にわからないことを質問するのではなく、自分の意見を示したうえで相手に質問を投げかけることです。

たとえば、上司から「来週までにこの作業を完成させなさい」という指示を受けたとしましょう。ただし、作業の進め方がわからないからと「どのように作業を進めればよいでしょうか？」という質問はNGとなります。

なぜなら、上記の質問の仕方では内容があいまいであり、質問を受けた上司としては回答しにくいと感じるためです。しかも、回答に時間がかかるほど上司の仕事の時間を奪うことになってしまいます。

効果的な質問の方法は「私は○○の方法で作業を進めようと考えていますが、どう思いますか？」というように、作業方法を提案しながら質問することです。これならば、質問の内容がより具体的になるうえに、上司から効率的な作業の進め方を教えてもらいやすくなります。

質問を受けた側としては、知恵を絞って一生懸命仕事を進めている人に対してはサポートしたいと考えるものです。

質問した相手から的確な答えを引き出すためには、自分自身で一生懸命作業に取り組み、特にわからない点について質問することようにしましょう。

質問をするうえで注意したい点は、質問をしない方がよい時間帯があることです。

具体的には、昼休憩の時間の前や終業時間の前となります。なぜなら、休憩に入る前や終業時間の前は作業を終わらせるために集中的に取り組むことが多く、質問に答えている時間が少ないためです。

そのような時間帯に質問をすると、相手としてはあと少しで仕事が終わるはずだったのに、質問に答えたために仕事が終わらないことになってしまいます。

緊急事態が発生して一刻も早く質問しなければならない場合はやむを得ませんが、それ以外の場合は、できる限り質問をしないようにすることが大切です。

質問力を高めるポイントは、相手の立場を考えて質問をすることです。

特に、仕事をするうえでわからないと感じた点だけを簡潔にまとめて質問するようにしましょう。それにより、自然と質問の内容が具体的になります。

また、できるだけ質問をしない方がよい時間帯があることも押さえておきましょう。

質問をしない方がよい時間帯の例をあげると、昼休憩の前や終業時間の前です。これらの時間帯は業務に集中することが多いため、相手の作業をさえぎらないためにも、できる限り質問をしないように気を配りましょう。

相手の立場を理解したうえで質問をするように心がければ、相手の人から的確なアドバイスを受けやすくなるため、質問力を高めるという目標は十分に達成できます。