仕事中や仕事後の通知設定を工夫したい！どんな設定が最適？

2023.10.03

毎日の業務では、ノートPCやタブレット、スマホなどの各種端末を使用する機会が多くなっています。

これらの端末を利用すると、外出先にいながら連絡を取れるため、業務の効率性が向上する反面、ビジネスに関連するアプリからの通知が増えるため、通知に振り回されて業務が思うように進まないと感じることもあるのではないでしょうか。

さらに、これらの通知は仕事の時間外にも届くことがあり、一日中仕事のことが頭から離れない原因にもなりかねません。

この記事では、仕事中や仕事後に通知設定を変更したい場合の対応方法について説明します。

仕事中にスマホやタブレットの通知をコントロールしたい場合、SNSなど仕事に必要のないアプリの通知をOFFにする方法があります。

仕事で使用するアプリのみ通知をONにしておけば、仕事に関係のないアプリは通知されないため、仕事に集中できます。

しかし、この方法だと仕事が終わった後に、通知が必要なアプリは再度をONにしなければならないため、手間がかかってしまいます。

そのような手間をかけないようにするためには「集中モード」または「フォーカスモード」の利用が効果的です。これらの機能については後述します。

仕事中は、仕事に関する通知が自分のスマホに届く場合がありますが、場合によっては仕事の時間外であっても通知が届いてしまうことがあります。

「仕事の時間外は通知を受け取るべきか」という点については、原則として受け取る必要はありません。

なぜなら、仕事の時間外は仕事から離れて気持ちを休める時間帯であるためです。もし、そのようなときに仕事に関する通知が届いてしまうと、仕事の時間外であるにもかかわらず、仕事のことで頭を悩ませる羽目になってしまいます。

そのような状態では心身ともに休まらないため、勤務時間中に仕事に集中しにくくなります。それを踏まえると、仕事の時間外は通知が届かないようにしておくことが基本といえます。

ただし、業種によっては、勤務時間外であっても通知があったら即座に対応しなければならない場合があります。そのようなケースでは、仕事の時間外であっても通知をONにしなければなりません。

スマホには、余計な通知が届かないようにしたり、特定のアプリを起動できないようにしたりするための機能が搭載されています。

iPhoneは「集中モード」、Androidは「フォーカスモード」です。なお、これらのモードを利用できるのは、端末が下記の状態である場合に限られます。

・iPhone「集中モード」：iOS15以上
・Android「フォーカスモード」：Android10以上

iPhoneの集中モードは、下記の4種類のモードから選べます。

・おやすみモード
・睡眠
・パーソナル
・仕事

「設定」のメニューの中にある「集中モード」をタップすると、上記の4種類のモードが表示されます。この中から集中したいモードを選びます。また、すべてのモードをONにすることも可能です。

集中モードに設定していると、通知を許可する連絡先やアプリを選べます。これにより、通知を許可していない連絡先やアプリからの通知は届かない仕組みとなるため、仕事に集中しやすくなります。

Androidのフォーカスモードは、特定のアプリから通知が届かないようにできるほか、アプリの起動も制限できます。

フォーカスモードを利用する場合は「設定」のメニューから「Digital Wellbeing と保護者による使用制限」をタップして「フォーカスモード」をタップします。

すると、アプリの一覧が表示されるので通知が不要なアプリを選びます。これにより、アプリが一時的に利用できなくなるほか、アプリからの通知も届かなくなります。

仕事中の通知をコントロールする基本は、仕事に関係のあるアプリのみ通知をONにしておき、仕事に関係のないアプリの通知はOFFにしておくことです。

これにより、不要な通知が届かなくなるため仕事に集中しやすくなります。なお、この方法では、仕事が始まる前に仕事に関係のないアプリの通知をOFFにしなければなりません。

「集中モード」または「フォーカスモード」を活用すれば、仕事に関係のないアプリの通知をまとめてOFFにできるため、通知のコントロールが簡単にできます。

また、仕事の時間外については、十分に心身を休めることを踏まえれば、原則として通知をONにしておく必要はありません。勤務中と勤務時間外のメリハリをつけることで、仕事の効率が高まりやすくなるためです。

仕事中の通知のコントロールを適切におこなって、仕事に集中しやすい環境を作りましょう。