仕事では締め切りを厳守！気をつけるべきことは？

2023.09.21

業務の多くは「締め切り」が設けられており、決められた日時までに業務を終わらせることが鉄則です。

しかし、業務で締め切りの日時が決まっている場合、常に余裕を持って作業ができるとは限りません。ときには締め切りギリギリの状態になったり、あるいは締め切りに間に合わなかったりした経験もあるのではないでしょうか。

この記事では、仕事の締め切りを守るために気をつけたいこと、締め切りが過ぎてしまいそうな場合の対処法について説明します。

締め切りを設定するために押さえておきたいことは、下記の2つです。

・作業にかかる期間の把握
・余裕を持った作業スケジュールを組む

たとえば、ある作業にかかる期間が3日間であるとしましょう。単純に考えれば、作業の締め切り日は3日後に設定すれば間に合いそうです。

しかし、実際に作業をしてみると、予定よりも日数がかかってしまうこともあり得ます。また、突発的に他の作業が入ってしまい、本来おこなうべき作業ができなくなってしまうことも考えられます。

そのような状況になっても締め切りに間に合わせるために、作業にかかる日数が3日間の場合、締め切り日は作業日数よりもやや長めに設定することがポイントです。一例としては、締め切り日を4日後に設定する方法があります。

締め切り日を設定する場合、少し工夫をすることで余裕を持って作業を進められます。

締め切りを守るためのポイントは、締め切り日よりも少し早めに仕上げるようにすることです。

締め切り日が設定されている場合「締め切り日までに間に合えばいいや」と考えてしまうことがあるのではないでしょうか。

しかし、そのような考え方で作業を進めてしまうと、締め切り日のギリギリになった時点で作業に取り組み始めて、余裕のない状態で作業をすることにもなりかねません。

余裕を持たずに作業をおこなってしまうと、あせりがちとなってしまうために作業の質が低くなる原因となってしまいます。締め切りに間に合ったとしても、作業の質が低ければ修正が必要となり、再度作業をしなければならないこともあり得ます。

その点、余裕を持って作業を進められれば、細かいところにも気を配りやすくなるため、作業の質を高められます。作業は常に余裕を持っておこなうことを心がけましょう。

締め切りを過ぎてしまいそうな場合は、下記の流れで対処しましょう。

・締め切りに間に合わないと判断した時点で連絡する
・いつまでなら間に合うのか、その日時を連絡する

締め切りに間に合わないと判断したら、その時点で連絡しましょう。また、単に「締め切りに間に合いません」と連絡するのではなく、いつまでなら間に合うのか、その日時もあわせて連絡することが重要です。

「締め切りに間に合わないので、納品日を○○日までに延長していただきたいです」という連絡を早めにしておくと、発注者としては締め切りまでの時間に余裕があるため、スケジュール調整をおこないやすくなります。

しかし、締め切りのギリギリになってから相手に連絡をすると、発注者としてはスケジュールに余裕がなくなるため、スケジュールの調整をおこないにくくなってしまいます。

つまり、締め切りのギリギリの時点や締め切り後に間に合わないことを連絡するのは、発注者としては迷惑となります。それが原因で、発注者から仕事を回してもらえなくなることも十分にあり得ます。

発注者に迷惑をかけないためには、締め切りを必ず守ることが基本です。万が一、締め切りに間に合わないと判断した場合は、締め切りに間に合わないことを告げたうえで、いつまでに納品できるかもあわせて連絡しましょう。

仕事の締め切り日を守るために気をつけたいことは、締め切り日よりも早めに仕上げることです。

作業にかかる期間を把握し、余裕を持ったスケジュールを組めば、精神的にもゆとりを持ちやすくなるため、質の高い仕事をしやすくなります。

もし、締め切りに間に合わない場合は、そのように判断した時点で発注者に対して「納期に間に合いませんが、○○日までであれば納品できます」と連絡しましょう。

日頃から締め切りに間に合わせるような働き方をすることが原則です。締め切り日よりも早めに納品することで、発注者からの信頼を得やすくなります。