メールのチェックはどうしてる？メールの確認の頻度やチェックのルール

2022.07.28

今回の記事ではメールの確認やチェックのルールについて解説をしていきます。
あなたはメールを何回チェックしますか？
メールチェックの頻度が多いと、それだけ業務の効率が落ちてしまいます。
「それでもメールはすぐに確認しないと」と思っている人が多いのも事実。

今回の記事では、仕事の効率を上げるためのメールチェックのルールも詳しく解説していきます。
ぜひ今後の仕事の参考にしていただければと思います。

あなたは1日の仕事の中で何回メールをチェックしますか？
実は1日10回以上メールチェックをする人の割合が42％と最も多いという調査結果があります。
「仕事をしている以上届いたメールはすぐに確認するのが社会人として当たり前」と思っている方がとても多いということですね。

また朝出勤したらまずメールをチェックするという人も多いです。
それ自体はいいかもしれませんが、だらだらとメールチェックをするのはオススメできません。
なぜなら人間の脳は朝から午前中が最も活性化している状態だからです。

そのためメールチェックにたくさん時間をかけるのではなく、新しい企画を考えたり、プレゼンの資料を作るなど、考えることが必要になる仕事をすることがおすすめです。
メールチェックは脳が疲れててもできる仕事だからですね。

ここからは仕事の効率を上げるためのメールチェックのルールを紹介していきます。
今回紹介するのは以下の4つです。

・メールチェックの時間は決めておく
・読んだメールはすぐに返信する
・通知をオフにする
・よく使う文章はテンプレートにして効率化

メールチェックの時間を決めておくことで、余計なメールを確認して仕事が中断してしまうことを防ぎます。
仕事が中断するともう一度取り掛かるために効率が悪くなります。

また読んだメールはすぐに返信をするクセをつけましょう。
「すぐに返せるメールはすぐに返す」がベストです。
メールを返信するには5つの工程があります。

「読む」「内容を理解する」「返信の文章を考える」「相手のアドレスを入力する」「送信する」という工程です。
メールを後回しにすることは「読む」「理解する」まで行った処理を改めてする必要が出てしまいます。
それでは非効率なのですぐに返せるメールほどすぐに返しましょう。
もし時間がかかるメールは「確認して改めてメールする」などの内容を先に送りましょう。
一度処理することで、脳の負担を減らせます。

また相手も「調べてからメールしてくれるんだな」と安心することができます。
もしメールが気になってしまう人は、通知を思い切ってオフにしてしまいましょう。
通知をオフにすることで、受信したメールを気にすることが少なくなります。

事前に決めたメールチェックの時間にまとめて確認することで、効率も上がります。
最後によく使う文章をテンプレートにすることもおすすめです。
事前にテンプレートにしておくことで、余計な文字を打つ必要がなくなります。
例えば以下のようなものです。

・時候の挨拶
・問い合わせに対する文章
・自分のアドレスや会社の住所などの情報
・日程や工程の連絡

業務の中で何回も打つ必要がある内容をテンプレートにすることでかなりの時間を節約できます。
積極的に活用していきましょう。

今回はメールチェックの頻度やルールについて解説しました。
メールチェックの効率を上げるためのルールは4つです。

・メールチェックの時間は決めておく
・読んだメールはすぐに返信する
・通知をオフにする
・よく使う文章はテンプレートにして効率化

これらは記事を読んですぐに導入することができます。
ぜひ取り入れ、毎日の仕事の効率を上げていきましょう。