情報共有に役立つ！社内掲示板について解説

2021.09.14

社内の情報共有がうまくできず、悩んでいるという人はいませんか。社内の掲示板にポスターや書類を貼り付けても、全員がそれを見るとは限りませんし、社員全員にメールを一斉送信するのも手間がかかります。そのため何か共有事項があるたびに、頭を悩ませている人も多いのではないでしょうか。

今回は、社員への情報共有を楽にするデジタル型の社内掲示板の概要や活用方法ついてご紹介します。

デジタル型社内掲示板とは、仕事のスケジュールや伝達事項などを、社員に共有するためのアプリやソフトウェアのことを指します。コルクボードやホワイトボードを使用したアナログ型社内掲示板と違い、以下のようなメリットがあるのが特徴です。

・書類を印刷して掲示板に貼り付ける手間が省ける
・通知が送られるため、見逃す社員の数を減らせる
・スペースが限られていないので、共有できる情報量が多い
・削除しない限り情報は消えないので、過去の情報を見返せる

1.テレワーク
テレワークにデジタル型社内掲示板を取り入れれば、離れた場所で仕事をしている社員同士が円滑にコミュニケーションを取れるようになります。社員全員で情報を共有する場を作ることで、誰がどのような仕事をしているのか、テレワーク中どのような自体が起きたのかを把握できるからです。

2.部下や新人の指導
デジタル型社内掲示板は、部下や新入社員に業務を教える際にも役立ちます。業務のやりかたや注意点、よく来る質問を掲示版で共有することで、その場で業務を教えたり質問に答えたりする時間を大幅に減られるからです。

LINEWORKS
INEWORKSは、ビジネスシーンに特化したアプリです。チャットやスケジュール管理、資料の共有などが行えます。機能の1つである「ホーム」は、社内掲示板としての役割を果たします。連絡事項の共有や、誰が見たのかの確認、掲示版を見ていない人への通知送信を行えるため、漏れなく情報を共有できるのが特徴です。プランは以下の4通りあります。

○フリー
無料プランで100人まで利用可能。ホームやチャット、アドレス帳など基本的な機能は使用できるが、ストレージに制限あり（5GBまで）

○ライト
年間契約の場合メンバー一人あたり月額300円で利用可能。ユーザー数は無制限。ストレージ100GBで、加入人数一人につき1GB追加される。

○ベーシック
年間契約の場合、メンバー一人あたり月額500円で利用可能。ストレージは1TBで、一人あたり1GB追加される。メール機能とdrive機能も使用できるようになる。

○プレミアム
年間契約の場合、一人につき月額1000円で利用可能。ストレージは10TB＋（メンバー数×1GB）となる。

Chatwork
Chatworkは、304000社もの企業が加入しているビジネスチャットサービスです。チャットや通話、タスク管理などの機能がついています。ファイルを送受信する際の容量制限がないため、大量のファイルや画像を共有したいときに便利です。

料金プランは、以下の3つです。

○フリー
無料プラン。個人通しのコンタクトは無制限だが、入れるグループは14グループまで。個人通話のみ可能。

○ビジネス
年間契約の場合、月額500円で利用可能。グループ数が無制限となり、複数人とのグループ通話ができるようになる。

○エンタープライズ
年間契約の場合、月額800円で利用可能。不正アクセスを阻止したり、機密ファイルの送受員を禁止したりできる。

今回は、デジタル型社内掲示板の概要や、導入するメリット、おすすめのツールについてご紹介しました。デジタル型社内掲示板とは、アプリやソフトウェアを使用して、情報共有を行う掲示版のことです。パソコンやスマホさえあれば、どこでも確認できるうえ、削除しない限り情報は残り続けるため、テレワークや部下の指導の際に役立ちます。

おすすめのツールとしては、LINEWORKSとChatworkがあげられます。利用用途や社員の人数に合ったツールを導入すれば、社内連絡がよりスムーズにできるようになります。

（画像はいらすとやより）