仕事で電話に出るのが苦手！原因や克服する方法を解説

2021.01.26

電話対応が苦手と悩んではいませんか。特に電話で面識のない相手から怒られたり、きちんと受け答えができず口ごもってしまったりした経験のある人は、電話がなるだけで身体が緊張してしまうのではないでしょうか。

しかし仕事中電話対応をする機会は必ず発生するため、苦手なままでは、毎日の仕事がストレスとなってしまう可能性があります。今回は、電話対応に苦手意識を持ってしまう原因や、改善するためのテクニックについて解説します。

電話対応が苦手な人は、かなり多いようです。自動車や火災の損害保険を取り扱っている「セゾン自動車火災保険株式会社」が、2020年3月に実施した「電話恐怖症に関する意識調査」では、40.3％の人は電話をかけたりとったりすることにストレスを感じることが明らかになりました。

1.相手の顔が見えなくてこわい
電話では、相手の視覚情報が得られないため、顔つきや表情が全く分からない状態でコミュニケーションをとることになります。そのため電話中、「相手がこわい顔をしていたらどうしよう。」「明るくしゃべっているけど、本当は不機嫌かもしれない。」と悪い想像がどんどん膨らんでしまい、恐怖を感じる人も多いようです。

2.シンキングタイムが足りなくて焦る
内容をしっかり考えてから返信できるメールと違い、電話は相手に何か聞かれたら、すぐに応答しなければなりません。そのため思慮深い人や、すぐに言葉が出てこない人は、シンキングタイムが足りず、電話に対してストレスを感じてしまいやすいのです。

3.ペースを乱されてイライラしてしまうから
電話はいつどのタイミングでかかってくるのか予想できない場合が多いです。そのため自分のペースを乱され、電話が苦手になってしまう人も多いのです。

ゆっくりとした話し方をする
電話が苦手な人は、なるべくゆっくり話すことを心がけましょう。そうすると頭の中で、次に何を話すか考える時間が増え、冷静に会話を進められるようになります。

またゆっくりとした話し声は、聞き取りやすいため、相手に聞き返されたり聞き間違えをされたりすることも減ります。

分からないことがあったら折り返し電話する
自分では分からないことを電話で聞かれると、頭が真っ白になってしまうという人はいませんか。そのような人は、「申し訳ございません。私では分かりかねるので、一度確認して折り返し連絡させていただいてもよろしいでしょうか。」と相手に伝えて電話を切り、要件が分かり次第かけ直すようにしましょう。

そうすることで、正確な情報を落ち着いて相手に伝えられるようになります。

電話のマナーを学んでおく
「マナー違反なことをして、相手を不快な気分にさせてしまったらどうしよう。」と緊張してしまう人は、あらかじめ最低限の電話マナーを学んでおきましょう。

以下が主な電話のビジネスマナーです。

・「もしもし」ではなく「お電話ありがとうございます。」といって出る

・相手の名前や会社名を聞いたら必ず復唱して確認する

・電話をかける際は最初に自分の会社名と名前を名乗る

今回は、電話が苦手な原因や苦手意識を改善するためのテクニックについてご紹介しました。相手の顔が見えない、シンキングタイムが足りないなどの理由で、電話対応が苦手な人は多いです。

電話対応が苦手な人は、落ち着いてゆっくり話すことを心がけましょう。また最低限の電話マナーを学んでおけば、より自信を持って対応することができます。

電話の苦手意識を克服し、上手に電話対応できるようになれば、仕事のストレスが減り、より快活に業務に取り組めます。

（画像はぱくたそより）