情報伝達に便利な5W3Hとは

2020.12.19

会社で上司や同僚にきちんと情報伝達ができておらず、すれ違いや手違いが起こってしまった経験はありませんか。特に行程が複雑な業務や規模の大きな仕事は、説明するのが難しく、情報伝達がうまく行かないと、作業の抜けや漏れが生じてしまいます。

相手に的確な情報を伝えるには、どのような工夫が必要なのでしょうか。今回は相手に抜けや漏れのない情報を伝えるためのテクニック「5W3H」についてご紹介します。

5W3Hは、相手に正しい情報を伝える際に必要な情報の頭文字を取った造語です。

1.When
「When」の意味は「いつ」です。予定や時期、締め切りの日にちや時間を示します。　

2.Where　
「Where」は「どこで」という意味の英単語です。会議や打ち合わせ、イベントを開催する場所を表します。

3.Who　　
「Who」の意味は「だれ」です。会議や打ち合わせをする人はだれなのか、だれをターゲットにした商品なのかを明示します。

4.What
「What」は「何を」を意味します。何について話し合うのか、販売する商品は何なのかを表します。
　
5.Why
「Why」は「なぜ」を意味する英単語です。会議や打ち合わせをする目的や意味、商品を開発する理由などを示します。

6.How
「How」の意味は「どのように」です。どのようにして話し合いや商品開発、事業をすすめるのかを明示します。　
　　
7.How Many
「How Many」は「どれくらい」を意味します。規模や量、人数はどれくらいなのかを表します。

8.How Much
「How Much」は「いくらで」を意味する英語です。事業に必要な資金はどのくらいなのか、いくらで商品を売るのかを示します。
　

最初から5W3Hを意識して話したり、文章を作ったりするのはとても難しいことです。そのため、まずはメモ帳に5W3Hと項目毎の情報を箇条書きにし、情報を整理してから文章作成や口頭説明に臨みましょう。

その他にもクライアントと打ち合わせをする際、事前に5W3Hをメモ帳に書き込んでおき、項目をチェックしながらにメモを取るのもおすすめです。メモを取ったあとに抜けている部分を質問したり話し合ったりすれば、すれ違いやトラブルになるのを未然に防ぐことができます。

5W3Hはマーケティング分析をする際にも役立ちます。マーケティング分析手法は、顧客（Customer）と自社（Company）、競合相手（Competitor）を分析する「3C分析」や、市場を細かく分析して自社の立ち位置を見いだす「STP分析」など様々なものがあります。

マーケティング手法を複数利用して分析すると、分析内容が複雑になってしまいがちです。そんな時に5W3Hを使用すれば、マーケティングで分析した内容をシンプルにまとめられるため、複雑化した分析内容の全体像をつかみやすくなります。

全体像をつかめれば、今後何を優先的にするべきなのか、どこを改善すれば良いのかがみえてくるので、結果的により具体的な戦略が立てられるようになります。

今回は5W3Hの概要や使い方、役立て方について解説しました。5W3Hは「When」「Where」「Who」「What」「Why」「How」「How Many」「How Much」の8つの英単語の頭文字を取った造語です。会話やメールに前述の8つの情報を盛り込めば、情報を正確に伝えられるため、社員やクライアントと円滑にコミュニケーションを取れるようになります。

また5W3Hは、複雑化したマーケティング分析内容をシンプルにまとめる際にも役立ちます。

（画像はぱくたそより）