オフィスのあり方が変わる！注目のフリーアドレスとは？

2020.07.31

「働き方改革」により、オフィスの在り方もさまざまな形に変化しつつあります。

その1つに、オフィスで固定化された自席を設けない「フリーアドレス」があります。

日本では1980年後半～90年代にかけて、導入を試みましたが、IT技術が未発達で紙媒体での業務が中心だった当時は、運用が難しく沈静化してしまいました。

しかし、IT技術やクラウドサービスの発展と共に、フリーアドレスが再び注目を集めています。

今回は、フリーアドレスについて、メリット・デメリットと共にご紹介いたします。

これまでのように固定した自席を設けたオフィス環境では、スペースの無駄が多く存在しました。

外回りの営業社員が多いオフィスでは、使わないデスクスペースが発生します。また固定化された自分のスペースに私物を置いているケースも多く見られました。

1990年代の導入当初は、こうしたオフィススペースの無駄を省こうという試みから始まりました。

「働き方改革」により、その考えはさらに発展を遂げて、テレワークの推進やクラウドサービスの導入で、オフィスに自席を設ける必要制が薄れています。

オフィス環境に目が向けられたことで、社員は無駄な時間やスペースをなくし、効率の良い働き方や生産性の高い業務をこなそうという意識をもつことができるようになりました。

・オフィスのコスト削減
無駄なオフィススペースの削減ができます。削減できたスペースで、ちょっとしたミーティングを行うこともでき、社員間でのコミュニケーションの場としても利用することができます。

削減できたコストを社員への報酬として帰属できれば、社員のモチベーションアップにもつながります。

・コミュニケーションを活性化させる
フリーアドレスにより、これまで接したことの無い社員との関わりが増え、日々の業務や会話を新鮮なものに変えることができます。

いい意味での緊張感を持ち、常に新しい情報を取り入れることができます。

違う部署の人との会話をきっかけに、新しいアイディアを生み出すこともできます。

・整理整頓意識を高める
固定化されたデスクでは、私物を置き、自分だけが把握できればいいというような書類の置き方をする社員が見受けられました。

フリーアドレスを導入することにより、社員は動きやすく身辺を身軽にするよう努め、常に整理整頓を心がけようという向きへ変化します。やがてその意識は、仕事の進め方においても効率良く生産性を上げようという意識とリンクし、働き方が改善されていくのです。

・社員がどこにいるかわからない
広いオフィスであれば、必要なときに社員を探さなければならないという時間が発生します。

これを解消するために、情報共有のためのチャットツールや、どこに位置しているかがわかる「居場所くん」などのツールを利用する方法があります。

・集中しづらい
普段慣れない人や環境をストレスに感じる社員もいます。また、他人との距離感を苦痛に感じる社員もいるでしょう。

こうした問題を解消するために、ときには集中できる個別のスペースを確保する必要もあります。

・運用がうまくいかない
フリーアドレスを導入しても、そのうち固定の席になってしまいがちです。

これを解消するために、出社すると機械が自動的にランダムに席を決めてくれるようなツールを導入する方法があります。

せっかく導入したフリーアドレスでも、運用がうまくいかず社員に浸透しなかったり、社員がストレスを感じるような事態は避けるべきです。

導入する前に、社員の意見をしっかりと聞き、しっかりとした運用計画を立てることが重要です。

日中にオフィスにいることが少ない営業職や、他の部署との交流が多い業務にはフリーアドレスは向いていると言えます。

しかし、紙媒体を多く扱う業務や、経理・管理部門など、固定したデスクで業務を行うほうが効率が良い場合は、フリーアドレスの導入には不向きだと考えられます。

フリーアドレスを導入すると、オフィスのレイアウトがシンプルになり、毎日新しい発見やアイディアが生み出され、リフレッシュした気分で働くことができます。

しかし最適な導入が行われないと、新しいワークスタイルにストレスを感じ業務に集中できなくなる社員もあらわれ、生産性が下がってしまうケースもあり得ます。これでは社員にとっても、企業にとってもプラス効果を得ることが出来ません。

社員が働きやすい環境で、効率の良い働き方ができるように、フリーアドレス導入には、しっかりとした計画と運用が重要です。
（画像はPixabayより）