GTDで「今何をすべきか」に集中してストレスフリーなタスク管理を
2020.07.31
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現代のビジネスパーソンは常にタスクに追われています。
インターネットが普及し、大量の情報を手に入れることができるようになり、世の中はとても便利になりました。
しかしその一方、「あれもしなきゃ」「これも調べたい」と、頭の中は情報過多でパンク状態です。
ビジネスの現場でも、目の前のタスク処理をしている際に、ポップアップでメールの通知を見れば、気になってしまうものです。
さらにそのメールに「緊急」などと書かれていれば、現在のタスクは一度中断せざるを得ないといったケースはよくあること。
そんな日々のタスクに追われストレスを抱えている人に、ぜひ知ってほしいのが「GTD」です。
今回は「GTD」についてご紹介いたします。
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GTDとは自分のタスクを管理し優先順位をつけることで、目の前の1つのタスクに集中する手法のことをいいます。
タスク管理なら、すでにTo Doリストなどを使って管理しているという人も多いと思います。
しかし、頭の中にひらめいたわずかなことでも、To Doリストに含めている人は少ないのではないでしょうか?
タスクをただ並べただけの管理方法では、やらなければならないことを「見える化」してしまい、ストレスが溜まる一方です。
GTDは、タスク管理をするのではなく、目の前の1つのタスクに集中するために、タスクを整理し優先順位をつける手法なのです。
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では具体的にGTDとは何をしていくのかをご説明していきます。
1.収集
まずは、頭の中にあるタスクを全て集め、書き出します。
書き出すことは重要なことはもちろん、「わざわざ書くことでもないかな?」と思うようなわかりきっていることや「タスクとまではいわないかな?」といった些細なことも、全てです。
書き出すものは、メモや付箋のような紙でも、PCやスマホの管理ツールやテキスト文書でもよいでしょう。
とにかくあなたがすぐにアクセスできて、いつもそばにあるものにしましょう。
そして書き出したものをいれるボックスに名前をつけます。
インボックスやバケットなど、わかりやすいものにしましょう。
2.処理
次に書き出したものに優先順位をつけていきましょう。
ここで活用したいのが「アイゼンハワーマトリクス」です。
アイゼンハワーマトリクスの、カテゴリー分けは以下の4つです。
①重要度が高い、かつ緊急度も高い
②重要度が高いが緊急度は低い
③重要度が低いが緊急度が高い
④重要度も緊急度も低い
書き出したタスクを、アイゼンハワーマトリクスに沿ってカテゴリー分けしていきます。
ここで、一番優先順位が低い重要でも緊急でもないタスクは、思い切って破棄するのもGTDの1つの手法です。
GTDは少しでもストレスフリーになるための手法です。
優先順位が低いがために後回しにしているうちに、優先順位の高いタスクがどんどん入ってくるでしょう。
結局いつまでもタスクに残っていては、タスクが多いと錯覚して脳のストレスの一因となります。
3.整理
3つめのステップは、優先順位の高いものの中身を、対顧客タスク、対社内タスク、個人タスクなどのステージ分けをします。
個人タスクの中には、プライベートなものがあっても構いません。
仕事中にプライベートの予定を思い出すことも、もちろんあります。
ステージ分けしたタスクに、さらに優先順位をつけていきます。
その際、タスクの期限やタスクの行われる周期などを確認しながら、優先順位をつけていきましょう。
4.見直し
タスクは頻繁に見直しを行いましょう。
タスクが完了しても、上司からのフィードバックや顧客からの修正依頼、システムの更新など、状況や情報は常に流動的に変化しています。
見直しを行うことで、不必要になったタスクを破棄することも、ストレスフリーを目指す上では重要です。
5.実行
GTDの最後のステップは、優先順位の高いものから順番に実行していくことです。
もうあなたの頭の中は、目の前のタスクに集中するだけでいいのです。
「これが終わったら、あれをやらなきゃ」
「あの書類の期限いつまでだっけ?」
などと考えながらタスク処理を行うことはありません。
次に行うタスクはGTDの手法が導いてくれます。
目の前にあることだけに集中できるので、大量のタスクを抱え込むストレスから解放されます。
GTDでは、この5つのステップを常に繰り返します。
うまくいかないときは、ステップの内容に改善すべき点がないかを見直しましょう。
内容を見直すこともGTDの1つなのです。
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個人でGTDがうまく管理できたら、ぜひ社内プロジェクトのシーンでも応用してみましょう。
注意したいのは、複数人でGTDを用いるからと、上層部や社内のルールとして決めてしまわないことです。
必ずプロジェクトメンバーの希望するGTDを採用しましょう。
プロジェクトメンバーは、そのために頻繁にレビューを行い、「今、何をすべきか」という見直しを行うことが重要です。
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GTDは、1つのことに集中でき、仕事の効率を上げる手法として、アメリカの生産性向上コンサルタントであるデビッド・アレンが「Getting Things Done」の著書内で提唱しました。
GTDはその著書の頭文字をとって名づけられました。
現在は政府や大手企業でも用いられるほど、タスク管理の効率の良さが実証されています。
ぜひあなたも、GTDを使い、効率の良いタスク管理を行いましょう。
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