働き方改革への第1歩！スキャニングでペーパーレス推進へ

2020.02.12

働き方改革により多様性のある働き方が求められ、テレワークやフリーアドレスが積極的に採用されています。

加えて残業時間削減への対策など働き方の見直しがすすむなか、企業や社員にはこれまでより生産性の高い仕事をこなすことが求められています。

このような働き方に対応して「ペーパーレスの推進」を行う「スキャニング」を導入する企業が増えています。

今回はそのスキャニングについてご紹介いたします。

スキャニングとは、スキャナーを使って書類や写真を読み取り、画像データに変換することです。

一般的にはPDFファイルに変換されることが多いです。

働き方改革により多様性のある働き方が求められるようになり、仕事に必要な文書を電子化し、どこにいても情報共有できる体制が必要になってきました。

また、生産性の高い業務をこなすためにも、倉庫にある大量のファイルの中から目的の書類を探し出す手間と時間は、業務の効率を悪化させる原因でもあります。

スキャニングによる書類の電子化はペーパーレスを推進し、大幅なコスト削減と業務の効率化、多様性のある働き方への第1歩であるといえます。

①書類の事前準備
書類をファイルから取り出し、留めているホチキスやクリップを外します。

②スキャン作業
向きや角をそろえてスキャナーにセットします。

このとき、変換したいデータ方式（PDF、JPEGなど）、画像解像度、色を選択します。

③データ作成
スキャンした画像データにファイル名やフォルダ名をつけ、保存場所を作成します。

④確認作業
スキャンしたデータ画像を確認します。
スキャン漏れ、画像の中に書類の折れやズレなどがないかなどを確認します。

⑤スキャン後作業
スキャンし終わったあとの書類をどうするか決めます。

保管するのか、または破棄するのかを見きわめましょう。

保管する書類であれば、ホチキスやクリップを留めなおす作業や、ファイルやバインダーに戻す作業を行います。

・コストが削減できる
印刷にかかる紙や用紙代、書類の郵送代が削減できます。

必要があればプリントアウトして紙に復元することができるので、最低限のコストで済ませることができます。

・保管スペースの有効活用ができる
限られたオフィス空間で大量の書類を保管しておくためにはそれなりのスペースの確保が必要になりますが、それらの書類をすべて電子化すれば、保管するためのスペースは今後必要なくなります。

また、空いたスペースを有効活用することもできます。

・多様なデバイスでの共有により持ち運びに困らない
電子化された書類はPCやタブレット、スマホでの共有が可能であり、大量の書類を持ち運ぶ必要がありません。

・災害時になくならない
万が一の火事や浸水などのときに、情報消失のリスクを減らすことができます。いざというときのために日ごろからデータのバックアップを取っておきましょう。

・検索が容易
スキャニングした大量のデータであっても、検索システムを構築しておけば容易に探し出すことができます。

また、文書のテンプレートを作成しておくことにより、作業の効率化や社内規定に沿った共通のテンプレートでの文書作成が可能です。

自社でスキャニングを行うためには時間と手間がかかり、またスキャニングのための機械も必要になります。

そこで利用したいのが、スキャニングサービスです。

スキャニングサービスを利用すると、品質の良いスキャニングが可能なうえに作業のために業務時間を割くという必要もなく、本来の業務に集中することができます。

しかし、会社に関わる重要な書類を取り扱うにあたり、信頼のおけるスキャニングサービスを選ぶことが必要です。

スキャニングサービスを選ぶ際は、「文書情報管理士」のいる業者を選びましょう。
「文書情報管理士」は、文書の電子保存に関して技術力が高く、その品質を保証する資格を有しています。

また、「プライバシーマーク（Pマーク）」を付与されている業者を選びましょう。
Pマークは個人情報を適切に扱うことができるというあかしです。

併せて社内外にセキュリティ対策を徹底している認証制度である「ISO27001」を取得しているかどうかも、選定の指針の1つとなるでしょう。

ペーパーレス推進により、スキャニングを行い書類の電子化を導入する企業は非常に増えています。

しかし、自社で大量の書類をスキャニングする作業は非常に大変な作業です。

コストや作業時間を考慮し、スキャニングサービスの利用を検討することも、業務の効率化を図り、企業の生産性の向上につながります。

スキャニングで書類の電子化を行ってみてはいかがでしょうか？

（画像はPixabayより）