業務効率UP!仕事ができる人は知っているファイリングのコツ

2020.02.01

みなさんは日々、机の上の書類の整理整頓を心がけていますか？

書類が必要になったときに「えーっとどこかにあったはずなんだけど…」のように、山積みの書類の中から探すといった、無駄な作業に時間を費やしてはいませんか？

仕事ができる人は、書類を整理し、保管する「ファイリング」が上手です。
ファイリングが上手ということは、必然的にPCのフォルダ整理も上手です。
そして、このような人は自分の頭の中でさえ、仕事のあらゆるタスクを効率よくファイリングして管理することができるため、仕事を効率よくすすめることができるのです。

今日はファイリングについて、またファイリングのコツについてご紹介いたします。

書類を整理し、保管する方法を言います。
さらにくわしく説明すると、一定の規則に基づいて書類の分類と整理を行い、保管の次に保存し、最後には廃棄する運用方法のことを言います。

業務効率化のために、昨今では新人研修の中に、ファイリングに関する研修を取り入れる企業もあります。

それほど、ファイリングはビジネスマンとしての基本中の基本であり、仕事ができるか否かが、評価される1つの指標であるとも言えます。

保管：よく使う書類を、すぐに取り出せる場所に置いている状態
保存：すぐに必要ではないが、法的に取っておかなければならない書類を、書庫などに置いている状態

自分が分別しようとしている書類が「保管」なのか「保存」なのかの見極め方も、効率よくファイリングを行うための1つのステップです。

・必要なものと不必要なものを見極める
まずは、今、手にしている書類が必要なものか不必要なものかを判断します。
これを見極める判断力もファイリング上達への1つのステップです。

「いつか使うかもしれない」と思って取っておいた書類が、いつの間にか増えてしまうことはありませんか？
そのような書類の多くは、不必要であることがほとんどです。

オフィスでの限られたスペースを有効活用するためにも、無駄な書類は廃棄しましょう。

・重要度、時系列、業務別などで分類する
必要だと選別された書類は、案件別に重要度、時系列など、誰にでもわかりやすい名前をつけて、分類します。

分類過程で重要度の判断が難しいと感じた場合は、上司に相談してみるのも良い方法です。

また、一旦手元に保留しておきたいファイルは、わかりやすく付箋をつけて、クリアファイルに入れておきましょう。
そのクリアファイル自体が増えないように、「未タスク」「処理中」「タスク済」などに分類して、いつまでも手元に残しておかないようにしましょう。

・データ保存できるものはプリントアウトしない
紙媒体で保管や保存しなければいけない書類を除いては、むやみにプリントアウトしないように心がけましょう。

紙で手元に回ってきた書類でも、データ保存が可能であれば、スキャンしてデータとして保存することもできます。

データとして保管や保存を行う際は、わかりやすいようにフォルダを作成し、また共有するべきデータは共有フォルダに作成します。

データは、インターネットのハッキングやウイルスなどに侵略されないように、セキュリティ対策を行いましょう。

・保存期間のルールを決める
どの書類であっても、もしかしたら必要になるかも、と思う人は多いです。
しかし、それを繰り返していては、書類の量は増えるばかりです。

オフィス内で、書類の保存期間のルールを決めましょう。
新しい書類が入ってきたら、古い書類は保管から保存へ、保存から廃棄へとする期間を全員で決め、徹底します。

・思い切って捨てる
なんとなくシュレッダーにかけるのは気が引ける、いつか使うかもしれない、などと思っていては、書類はどんどん増えていき、必要なときに必要な書類が取り出せないのでは、本末転倒です。
必要になったときには再度入手できる書類もあるかもしれません。

法定の保存期間が決められているもの以外は思い切って捨ててしまいましょう。

・維持する
実はファイリングで一番難しいのが、この維持するということです。
運用方法をオフィス内で決め、導入することよりも、実は維持することの方が難しいのです。

ファイリングを効率よく維持するためにも、ハードルの高いルールを設定せずに、オフィスにいる全員が続けていけるファイリング方法を設定することも重要です。

いかがでしたか？

書類を整理するだけとはいえ、簡単そうに見えて実は難しいのがファイリングという作業です。

しかしファイリングを行うことは仕事の基本であり、いかに効率の良い業務をこなせるかどうかに、大きく関わってきます。

今回ご紹介したコツをもとに、あなたの机の上の書類をもう1度見直してみませんか？

(画像はPixabayより）