メール対応の時間を削減するための5つのTips！

2019.12.05

みなさんは1日に何度メールをチェックしていますか？

また、すぐに返信する派ですか？あるいは、まとめて返信する派ですか？

1日のメール対応の時間を合計すると、実は多くの時間を費やしていることをご存知でしたか？

今回はメールに費やす時間を減らすコツ、また帰宅時のメール対応に対する残業時間の考え方についてご紹介いたします。

アメリカの大手コンサルティング会社マッキンゼーの分析によると、現代のビジネスパーソンはメールの確認と返信に、就業時間の28％を費やしているといいます。

これは1日の就業時間のうち約2.6時間もの時間に充当します。

働き方改革により残業時間の削減に対する罰則が設けられ、企業も社員に効率の良い仕事をこなすように呼びかけています。

これまでと変わらない仕事量を、より短時間でこなしていかなければならない社員にとっては、ムダなメール対応時間をどんどん削減していくことが重要になります。

・メールチェックのタイミングを設定する
本当に緊急な場合を除き、実は多くの人は、1時間以内の返信を期待していません。
社内メールであれば、事情がわかっているだけに、なおさらです。

メールチェックの時間を、9時、13時、15時、業務終了時など4回程度にします。
ただし、緊急の場合は除きます。

・返信はなるべくメールチェックのタイミングで行う
メールチェックと返信を別々のタイミングに行うと、余分な時間が発生します。
また、チェックしたタイミングで返信することで、返信を忘れてしまうトラブルを防ぐことができます。

・PC上に現れるメールの通知をオフにする
集中して作業をしている最中に、PCスクリーン上にメールの通知が表示されると、集中力が途切れ、メールが気になってしまいます。

・受信トレイの整理を心がける
満タンの受信メールの中から、目的のメールを探すのに費やすことは時間の浪費です。
日頃から、カテゴリごとにフォルダ分けをして、目的のメールを迅速に見つけられるようにしましょう。

また、緊急度や重要度の高いメールからチェックしていくなど、自分に合った受信トレイの整理整頓を心がけ、メール返信の優先度を設定しましょう。

・検索機能や自動振り分け機能を使う
どうしても目的のメールが見つからない場合は、検索機能を利用しましょう。

キーワード検索で見つからない場合、G-mailであれば共通演算子を用いた検索をすることもできます。

「has:attachment」：ファイルが添付されたメールを検索できます

「in:anywhere」：迷惑メールやゴミ箱にあるメールを含む、すべてのメールを検索できます

「is:starred/is:unread/is:read」：スターつき、未読、既読メールを検索できます

また、G-mailであれば「メールの自動振り分け設定」から、ラベルを作成し、「受信トレイをスキップする」「一致するスレッドにもフィルタを適用する」などの設定をすることで、自分でメールをフォルダに振り分ける作業を省くことができます。

メール対応に費やす時間は、わずかな時間に感じますが、日々の積み重ねで見ると、実に多くのムダな時間が発生しています。

以上のコツを参考に、メール対応の時間削減に取り組んでみてください。

多くのビジネスパーソンが意識せずに行っているのが、帰宅時の電車の中でのメール対応です。
業務上でのメールであれば、果たして残業時間になるのでしょうか？

過去の判例から見ると、労働時間は「使用者の指揮命令下に置かれた時間」とされています。

これを踏まえると、帰宅時、あるいは、業務時間外でのメール対応で、上司から「すぐに返信を」という命令下に置かれた場合は、残業時間と判断される可能性があります。

一方で、自分の時間の有効活用や、明日の業務の負担を減らすためと、自身が判断した場合は、残業時間にはあたらないと考えられます。

上司や会社は、社員に対して、業務時間外でのメール対応についてしっかりと指導することが重要になります。

いかがですか？

日々のメール対応時間は、わずかな時間と感じている人が多いですが、積み重ねていくと、実は心理的、時間的負担が大きいことがわかります。

メール対応時間削減のコツを実践して、業務時間の有効活用をしましょう。
（画像はPixabayより）