仕事の優先順位のつけ方は4つの軸にあり！意識して効率UP！

2019.11.29

働き方改革により月の残業時間が45時間までとすることが決められました。

理想のワークライフバランスを保つことができるようになった一方で、残業ができなくなることによる、通常の業務時間の負担が大きくなったという声も出ています。

今までの仕事量を、より短時間で終わらせるには、効率の良い仕事の進め方が重要です。

仕事を効率よく終わらせるには「重要度」と「緊急度」が決め手になります。

今回は仕事をどのように「重要度」「緊急度」分けていくのかをご紹介いたします。

仕事は「重要度」と「緊急度」で分けていきます。

さらに「重要度」と「緊急度」を合わせた4つの優先順位の軸を決めます。

優先順位としては
①重要度が高く、緊急度が高い
②重要度が低く、緊急度が高い
③重要度が高く、緊急度が低い
④重要度が低く、緊急度が低い

今、抱えている仕事をこの4つに分類することで、仕事の優先順位が明確になり、効率よく仕事をこなしていくことができます。

日本能率協会グループが2015年1月に発表した「ビジネスパーソン1000人調査」では、生産性向上のためにできることのアンケートに対し、1番多かった回答は「新しい知識・技術を学ぶ」で32.7％、2位が「仕事の優先順位を見直す」29.8％でした。

この数字が表すように、ビジネスパーソンの多くは現在の仕事の取り組み方に改善点があると考えています。

1位の「新しい知識・技術を学ぶ」ことに関しても、仕事に追われて自分の時間を確保できなくては、実現できません。

もし重要度が高く、かつ緊急度も高い仕事が多くて、自分の中でキャパシティを超えてしまうようなことがあっては、全ての仕事が共倒れしてしまいます。

特に最も優先順位は高いけど、難易度の高い仕事を任された場合、後に控えている仕事を始められません。

このような場合は、専門知識を持つ人にお願いすることも、効率よく仕事をこなしていくためには必要です。

また、優先順位が低い仕事であれば、そもそもやらないという決断も、選択肢として考えておきましょう。

仕事は優先順位を考えるとともに、本当にすべき仕事かどうかを見極める目も重要です。

優先順位を4つの軸にあてはめて仕事をしていく間にも、また次の仕事をお願いされることもあるでしょう。

優先順位を見直す際に、やるべき仕事を忘れてしまわないように、ToDoリストを作成し、その都度優先順位の確認を行いましょう。

「Trello」や「Google Keep」などのタスク管理アプリを利用するのも良いでしょう。

ToDoタスクの管理は、前日、1週間前、1か月前、など、定期的な確認が重要です。

仕事の依頼をされた時点で、自分が現在担当している仕事との優先順位を確認しましょう。

自分が考える優先順位と、上司が考える優先順位に相違があると、仕事の進捗や完成がスムーズに進みません。

仕事の進捗状況の確認は、途中経過を含めて細目に行いましょう。

上司との方向性にズレが生じた場合でも、途中段階でなら、小規模な修正で済みます。

依頼された仕事にかかるおおよその期間や時間の予想をつけましょう。

大幅な時間がかかると予想される場合は、上司に相談し、他の人にも協力してもらうか、または、現在の仕事を一旦保留にしてもらうなど、解決策を相談します。

短時間でこなせそうであれば、効率の良い仕事の進め方を意識して取り組みましょう。

仕事を早く終わらせることができる人は、必ず的確な優先順位の軸を持っています。

大事なのは、仕事を早く終わらせることで、仕事以外での自分の時間を確保することです。

自分の時間を確保することで、PCスキルや知識を向上させることができます。
これにより、さらに仕事を早く終わらせることができ、信頼され、昇格のチャンスにも恵まれます。

また、自分の時間を確保できると、心身をゆっくり休めることができ、生産性の高い仕事をこなすことにもつながります。

「重要度」と「緊急度」を意識し、しっかりとした優先順位をたて、仕事の効率を上げていきましょう。

（画像はPixabayより）