効率的な働き方へ向けて、3つの意味が込められた「カエル会議」の導入を

現状から抜け出し、チームでなりたい姿を目指す「カエル会議」

株式会社ワーク・ライフバランスのワーク・ライフバランスコンサルタントである村上健太氏が、株式会社USEN「オフィスBGM」のウェブサイトにおいて、“経営戦略としてのワーク・ライフバランス”というテーマで記事を連載。その中で、効率的な働き方を実現する「カエル会議」について紹介しています。

同氏によれば継続的な業務の改善に向けて、ステップ1「朝メール・夜メール」、ステップ2「業務の課題を抽出」、ステップ3「会社で働き方の見直し」、ステップ4「見直し施策の実施」の“働き方の見直し4つのステップ”が重要だとしています。

働き方の見直しのため、早く“帰る”、仕事のやり方を“変える”、そして人生を“変える”という意味が込められた「カエル会議」の導入は、現状から抜け出し、チームでなりたい姿を目指すための議論の場となっていくのです。

“3種の神器”で効率的な会議運営を確実に行う

村上健太氏が企業のコンサルティングを行う際に、業務全体の4割を占める非効率な会議運営がされていることや、議事録にほぼ結論だけしか書き残さない人がいることなどが問題点として挙げています。

それらを改善するために、負荷は減らしながら、短い時間でも継続して実施できる「カエル会議」の“3種の神器”「効率的な会議運営」、「全部議事録」、「アクションシート」を取り入れることをすすめています。

開始前・終了前に確認することを明確化　課題に対しアクションを

「効率的な会議運営」を実現するには、会議開始前に、何のための議題であるのかを確認したり、議題ごとにタイマーを設定し、時間に対する参加者の意識を高めたりすることが必要。また、終了前にアクションを「誰が」、「いつまでに」、「どうやって」進めるのか明確化するべきです。

また、「全部議事録」を残す理由としては、結論以上に途中のプロセスに価値があるためで、誰がどのような発言をしたのか、可能な限り時系列で記録します。

更にアクションシートを作成し、なぜそのアクションを起こすのかを明記。多くの解決策を同時期にスタートさせないことや、担当者をプロジェクトリーダーと位置づけ、作業者は別の人にしておくことが大切だとしています。

（画像はオフィスBGM ホームページより）

▼外部リンク

オフィスBGM 経営戦略としてのワーク・ライフバランス
https://sound-design.usen.com/feature/series/series04.html