ミスコミュニケーションを減らすための方法について

ミスコミュニケーションを防ごう

人間は生きている限りミスをし続ける生き物であり、そのミスを克服しつつ生きていくことで日々成長し続けることができます。

しかし、このミスの中にはちょっとした自助努力で防げるものも多く、意識して改革すれば結果が大きく変わってくるものも多いのです。その中でも注視してもらいたいのがミスコミュニケーションによるトラブル発生となります。

ミスコミュニケーションは発生しやすいものではありますが、どうしてミスコミュニケーションが発生してしまうのかを頭の中でしっかりと理解できているのならば、防げる確率も格段に上昇するのです。その方法を学んでいきましょう。

隠蔽体質はなくならない

ミスコミュニケーションが発生してしまう確率を引き上げてしまうのが、日本人に根付いている隠蔽体質です。

ミスをしてしまうのは当たり前のことなのですが、そのミスを自力で何とかしようと努力をした結果、やり方もわからずにさらにミスを繰り返すことになって発覚したときには非常に大きなトラブルになっていたということはざらにあります。

これらの解決方法は自分と同じ仕事をしていて経験を多く持っている先輩や上司に相談することなのですが、怒られることを恐れて報告することができません。そこで隠そうという気持ちが発生することで大きなミスにつながるのです。

この状態を避けるためにも、報連相を密にして、ミスをしてしまった場合の対処法を必ず押してもらうようにしてください。人付き合いが苦手という人でも、社会人としては当然のスキルと考えて、相談する癖をつけましょう。

そうして、相談をしたのちに解決をしてもらったのなら、必ずお礼をしてください。フォローしてもらった人への感謝の気持ちが大切です。

あいまいな表現は極力避ける

ある程度その人の癖ややり方を理解している家族や配偶者ならば、たとえ言葉数が少なく伝えた事柄でも察して行動してくれますが、仕事上のお付き合いではそのような察する力は発揮されません。

むしろ、あいまいな表現をしてしまった結果、その表現の捉え方でお互いに違いがありミスコミュニケーションにつながってしまうケースもあります。

「だいたいお昼ごろに到着します」という表現も、発言者とってのだいたいお昼が14時くらいで答えを受け取った人のだいたいお昼が13時だとすると1時間のずれが生じてしまうのです。

このようなあいまいな表現は日本語には多く存在します。早め・少なめ・だいたい・多め・それぐらい・なんとなく・もうちょっとという表現は出来る限り使わないようにしてください。「もうちょっとしたら到達します」という発言も「今は○○にいるのであと5分もあれば到達します」と言い換えましょう。

うまく言葉が伝えられないと増えてしまう「こそあど言葉」にも要注意です。あれやこれといった表現をしないで、具体的に何のことなのかをはっきりとさせたうえで、伝えるようにしましょう。あいまいな言葉は受け取る側の考え方一つで変わってしまうので、言葉の中にあるあいまいさを減らすことが重要なのです。

わからなければ聞く姿勢も大事

こそあど言葉やあいまいな言葉は、明確な数字を表すことができないときのごまかし表現として使われます。

これは経験不足からくることが多いので、明確な表現ができないのならば明確にはわからないということをはっきりさせて周りの人たちに教えてもらうことが大切になります。自分だけで判断することができないからあいまいになるのであって、判断できる仕事仲間がいればあいまいにはなりません。

先ほど記載したミスをしたら報連相をしてすぐに報告するのと一緒で、わからないことが発生したのならば教えてもらうという姿勢が大切になります。あやふやにしないで助言を求めましょう。そして教えてもらったのならば、お礼をするのも忘れずにお願いします。

(画像は写真ACより)