効率的な会議に必要なファシリテーターをうまくこなす！

2018.07.19

無駄なことを無くそうというという考え方は資源が少ない日本において非常に浸透しているものですが、その無駄なものになりがちだったのが会議です。

だらだらと永遠に続いてしまう会議や特に目的もなく集まって談笑して終わってしまう会議は仕事の時間を削ってまで行うべきものではなく、しっかりと目的を理解して必要だからこそ行われる会議が求められています。

そのように必要な会議を進行させる役がファシリテーターです。いわゆる、司会進行役という立ち位置になりますが、慣れていないと苦戦してしまう立ち位置なのも司会進行役です。

会議を有意義なものにするために必要な司会進行役に求められている能力は実はシンプルなものとなっています。

それは、参加者からの発言が得やすい環境を作ること、制限時間を守るように段取り良く進めること、目的の方向に進むように調整することとなります。いわゆる、質問を引き出す能力やタイムキーパーや調整役としての能力が求められているのです。

ただし、参加者の発言が得られる環境というのはその会議がどのような目的があって開かれているものなのか、検討項目はいったい何なのかを参加者にはっきりとした形で事前に通知しないと少なくなってしまいます。

そうならないためにも、会議そのものの目的の明確化とゴール地点の設置、および検討項目の具体化は事前に行っておきましょう。

これらをはっきりとさせることで、ある程度の時間設定もできるようになりますので、ファシリテーター側の時間調整も簡単になります。あらゆる制御をファシリテーターのみに任せると負担が大きくなりすぎますので、その会議における事前準備をしやすい環境も整える必要があります。

司会進行役であるファシリテーターにもやってはいけない項目があります。これは無意識的に行っている人もいるので注意が必要です。

それは、自分の意見を通すために司会進行役という立場を利用して会議を進めてしまうことです。いわゆるトップダウン型のファシリテーターと呼ばれています。

あくまでもファシリテーターは会議を円滑に進めるための潤滑油的立ち位置なので、流れそのものを無理やり制御して一本化してしまうポジションではありません。

制御していいのは会議そのものの方向性までであり、自分が求める答えに無理やり近づけるのはNGとなります。あとは、参加者の役職のみで接することもやめたほうがいいでしょう。

「営業さん的にはどうですか」とか「まとめ役になる部長的にはどう思いますか」といった発言は、その立ち位置の代表者としての発言を求められることになりますので、その人そのものの考え方を殺してしまいます。

あくまで会議参加者の人たちは一個人として捉えて、「○○さんはどう思いますか」といった聞き方をしてください。肩書や所属部署という考え方はいったん置いておきましょう。

会議の参加者にはやはり上下関係がありますので、立場的に上の人が積極的に前に出る人だとその下にいる人が無言になるケースも多々あります。

そのまま無言で終わってしまうのは避けるためにも、発言をしていない人たちには「この○○さんのアイディアに対してどう思いますか」といった質問をしてあげましょう。争いを発生させるのではなく、意見を引き出すことが重要です。

また、話を振られたときに対応しやすくするため、ホワイトボードやプロジェクターに映し出しているパソコン画面で検討項目に対する意見を記載して視覚化してあげましょう。そうすることで参加しやすくなります。

発言になれていない人はいきなりアイディアをゼロからすべて説明させるのは難しいので、「この○○に対してどう思うのか」といった質問や、「これが仮に○○になったとしたら、どうしたらいいと思いますか」のようにある程度具体性を持った質問をしてあげましょう。

(画像は写真ACより)