上手く会議を進めるためにはどうすればいいのか

2018.07.19

会議とは自分達の会社やプロジェクトがどのような方向性に向かえばいいのか、自分達の状況はどうなっているのか、改善点は何かといった重要な項目を話し合う場所のはずですが、日本では形骸化していることが多いです。

いわゆる、「参加者名簿に入っていたから参加したけど、自分にとっては意味のない会議」と認識されてしまうものが多くなっていることで、仕事が非効率化してしまい、むしろやらないほうがいいという声すら出てしまいます。

そんな会議ばかりを目の当たりにしてしまった人達こそ、そんな会議ばかりが横行してしまっている会社こそ、会議とは何のために行うのかをはっきりとさせて、今までなんとなく定例化していたからという理由で行ってきた会議をバッサリと切る対応が必要になっているのです。

最も大切なことが、その会議の目的をはっきりとさせることです。意味不明であり何がしたいのかよくわからない会議は実行する必要がありません。

この目的をはっきりさせるという行為には、必ずその会議において決めるべきことおよび検討項目もはっきりさせて行う必要があります。何がしたいのかを事前に伝えて、どこまではっきりさせたいのかを理解し、検討課題を事前に共有させておくことで、有意義なものになります。

ここまではっきりとした中身や目的やゴールを用意することが出来れば、おのずと必要なものや必要となる人たちも見えてきます。

会議は時間的拘束が必ず発生してしまうので、その時間的拘束に関係ないと思われるメンバーを巻き込んでしまうのが一番やってはいけません。

その人にとっての仕事時間を奪ってしまうだけではなく、「この会議にいなければいけない理由がわからない」とやる気の欠如にまでつながってしまいます。参加者は必要最低限のメンバーに絞って進めるようにしましょう。

また、具体的な検討内容や目的およびゴールをはっきりさせておけば、必要になる資料もはっきりしますので用意する資料も最低限になります。

関連資料が多くなればなるほど会議の時間は延びますし、多すぎると配られた側もひたすら資料を確認する作業が必要になるのでそちらに時間がかかってしまいます。用意する側も少ないほうが楽なので、最低限にしましょう。

あとは会議を効率化するための手はずを整えましょう。少人数の人選と少なめの資料を用意したあとは、司会進行役を設けてタイムスケジュールをある程度決めるだけです。

このタイムスケジュールがないとダラダラと会議を続けてしまいがちですので、円滑に会議を進めるためには、ある程度明確な時間を設けて進行してください。この進行に必要になるのが司会者です。進行役はタイムスケジュールにそって、議論をする時間やまとめる時間を用意してください。

また、司会者がいれば話の内容が脱線してしまったときの修正と発言者の固定化も防げるようになりますので、目的のための話し合いの会議という立ち位置をキープできます。発言者が固定化されてしまうと、その人の考え方のみが浸透していくので話し合いの場所ではなくなってしまいます。

検討項目における参加者の具体的な発言は参加者各位にいつでも確認できるように、ホワイトボードに記入するとかプロジェクターに映し出しているエクセルやワードなどの叩き台に書き込みを行いましょう。

様々な意見が飛び交う場所では、以前の発言を忘れてしまうことで進行スピードが落ちることも多いので、出てきたアイディアが薄れないように視覚化してください。

そうすることでより議論が進みやすくなって効率がアップします。これらの項目を守って会議を進行すれば、無意味といわれる会議は少なくなって無駄な時間が失われることもなくなります。

また、これらの決めた事柄は必ず議事録にして参加者全員や関係者に配りましょう。議事録にはシンプルに「何の検討項目を誰がいつまでにどうするのか」を記載していけば問題ありません。

(画像は写真ACより)