ついつい後回しにしてしまう…苦手な仕事を効率よく行う方法

2018.06.07

誰しも苦手な仕事はあるものです。なかなかうまく進まず、そのままにしてしまうことはないでしょうか。

仕事には一連の流れがあります。苦手な仕事であろうと滞ってしまうと、次の業務に支障が出る可能性があります。

例えば営業が担当する業務を1カ月の流れで振り返ってみましょう。

「顧客への訪問、見積もりや折衝、納品、トラブル対応、資料の整理やファイリング、月末の数字の集計、経費の精算、上司への報告や顧客へのお礼、集金業務、次月の目標の作成」

以上はあくまで一例ですが、業務のどれひとつをとっても次の仕事につながる大切なものなのです。

資料の整理やファイリングという一見売り上げにはさほど影響がない業務でもそれは同じこと。

取引先からの資料や自社の営業資料、過去のデータなど整理整頓がしっかりとできていないと、見積もりや顧客対応に余計な時間がかかることになります。

仕事をスムーズに運ぶためにも苦手な仕事はスムーズに、かつ効率的に行いたいものです。そのためにはどうすればよいでしょうか。

まず行うべきことは仕事が遅れている原因を突き止めることです。そのためには滞っている業務の詳細についてプロセスの書き出しと分析を行いましょう。

一例として先ほどの資料の整理やファイリングを例に説明を進めてみます。資料がたまり、机の上に山積みになっている。

顧客との打ち合わせを前にして資料が見つからないことが往々にしてあるのが悩み…という方、仮にAさんとしましょう。Aさんが自らの行動プロセスを分析してみると、以下のような習慣があることがわかりました。

1.顧客から資料を受け取る

2.自社に資料を持ち帰る

3.とりあえず「後でファイルしよう」とデスクの上に置く

4.いつの間にかデスクに書類の山ができる

5.ウンザリして片づけを先送りする

6.1～5の繰り返し

問題になっているのは3の「後でファイルしよう」とデスクの上に置く」ということがわかります。そこで3のプロセス以降の行動習慣を変えていくのです。

そこでAさんは、仕事が進まない原因になっている行動習慣を、以下のように変えてみることにしました。

1.顧客から資料を受け取る

2.自社に資料を持ち帰る

3.資料を「必要」と「不要」の2つに分ける

4.不要な資料を処分する

5.必要な資料をファイリングする

5つの行動プロセスの中でも最も重要なのは3.資料を「必要」と「不要」の2つに分けるの部分です。

そして、行動の際には間を置かず、自社に持ち帰った時点ですぐに取り掛かることが大切です。

もし、すぐにすべての習慣は変えられない…という場合には3の習慣を変えることだけを重点に繰り返します。

心理学的には21日間繰り返すことで新たに行動が習慣化されるという説もあります。

自分の行動プロセスを細分化して分析し、行動の妨げとなっていることを見つけ出すこと。

そして、キーとなっているマイナス行動と逆の行動を繰り返し、新たな行動習慣を身につけていく、これが苦手な仕事を効率よく行うポイントです。

とはいっても、仕事が集中してしまい、資料を選別する時間すらない。いつの間にか資料がたまっている…という場合もあるでしょう。

よく使う表現で「モチはモチ屋」といいますが、できない仕事をほかの人に任せてしますのも一つの方法です。

仕事の資料の整理であれば、分類の基準だけを支持して、分類作業やファイリングをアルバイトは営業アシスタントにお願いする、といったことができるでしょう。

苦手な仕事、うまく進まない仕事はついつい後回しになってしまうことやそのままにしておくことも多いもの。

しかし、後々ほかの業務に支障を及ぼすことがあります。仕事がスムーズに進まないという場合にはどこかに障害となっている行動習慣があるものです。

仕事のプロセスを細かく見直し、仕事が停滞する原因となっている習慣を変えることが大切です。行動を継続することで、それは新しい習慣となり、あなたの仕事はいつの間にかスムーズで効率的になっていくことでしょう。

いきなり全ての行動を変えなくてもかまいません。仕事を遅くする鍵となっている行動に絞り改善を繰り返すことが大切。よい行動を習慣化して、あなたの人生を好転させてください。

（画像は写真ACより）