書類整理を必須テクニックでうまくなろう

ものすごい勢いで溜まる書類

社会人になると様々な書類を扱うことになります。1日で新しい書類が100枚単位で追加されることも職場によっては当たり前です。

そのような状況で整理整頓がうまく出来ていないと一瞬で書類に山に埋もれます。書類の山に埋もれると必要な書類を探すのが困難になり、最悪の場合は紛失してしまって大変なことになってしまうでしょう。デスクも狭くなりますので作業効率も少しずつ低下していきます。

また、書類に埋もれている机を見るとほとんどの方が「この人は整理整頓できない人」と判断してしまうので、評価を落とされてしまいます。仕事以外の部分で評価を落とされるのは辛いことなので、しっかりと整理整頓をする癖を身に着けて周りの人の評価を落とさずに動ける環境を手に入れましょう。

是非とも覚えたい一工夫

この書類整理というのは実はいくつかのコツが存在しています。このコツを理解すればあなたもいつの間にか整理整頓マスターになれるでしょう。ほんの一工夫で済む工程ばかりですのですぐに覚えて活用していってください。

絶対に覚えてもらいたい一工夫は「書類を寝かせないこと」です。書類を寝かせた状態で積み重ねてしまうと管理の難易度が非常に上がり、そこからさらに積み重なってしまうと埋もれてしまい山となります。

それを防ぐにはファイリングして立てておくことを覚えてください。これだけでもかなり作業効率は変わります。この書類を立てておく場合に覚えてもらいたいコツがいくつかあります。

こちらも確実に覚えてもらいたいのは薄いファイルを使わないことでしょう。薄いファイルはいろんな書類を細分化させて保存できますが、ファイルが大量にあると逆にかさばって見にくくなりますので、最初のうちは大雑把の分類で考えたほうがいいです。

また、そこでファイリングしたものを未処理・作業中・作業終了の3段階で分けましょう。わかりやすく区分けしておけば自分以外の人も簡単に探すことが出来るようになりますので、大きめのファイルボックスを使うなどの工夫をして一目でわかるようにしてください。

作業終了後の書類の扱い方を決める

書類整理をうまく行っていきたいという方は作業終了後の書類の扱い方を明確にしておく必要があります。ここがあやふやだと過去の資料探しが大変なことになるでしょう。

先ほど説明したように、デスク周りの書類は立てて未処理・作業中・作業終了の3段階で分けるのが基本です。ここでポイントとなるのは、作業終了の書類をいつまでデスク周りに保管しておくのかを決めることです。

これは仕事によって大きく異なりますので、業界ごとの諸先輩方に確認するといいでしょう。自分自身で勝手に決めて判断するとトラブルの元になるので確認は必須です。

例えば、建築設計業界の場合は図面を書いて建物が完成するまでは「自分は作業が終了していても問い合わせが来る期間」となりますので、大きな建物になればなるほどそばにおいて書類をおくべき期間が延びます。この場合は書類のデスク付近での保管期間は「建物が建築終了するまで」となるでしょう。

しかし、営業の人や事務担当の人たちはそこまで書類をデスク周りに長期間保存しなくても問題ないことが多いので、3カ月間といった区切りを設けてそれ以上は保管室や収容棚に移動させるといった対応が正解になります。これは業界や部署ごとで異なりますので、上司に確認して対応したほうがいいです。

また、一部の企業ではこれらの書類を紙ベースではなくデータベースで保管することを推奨していますので、デジタル化してペーパーレスにするのも有効でしょう。印刷したものでも不要と判断すればすぐに捨てられますのでシュレッダーにかけてしまいましょう。

書類を立てて保存することから始めましょう

書類整理は慣れていないとなかなかうまく出来ないため、デスク周りがゴチャゴチャになってしまうことが多々あります。そんなときに役立つのが整理整頓のすべなのでうまく活用してください。

新人さんは不要な書類かどうかの判断が付かないためいつまでも捨てられずに溜まっていってしまうことが非常に多いので、書類が溜まってしまう前に不要な書類かどうかの判断を必ず習うようにしてください。知らないのは恥ではありません、知ろうとしないでデスクが埋まってしまうことが恥だと考えましょう。

(画像は写真ACより)