正しいToDoリストの使い方と作り方を知ろう

2018.05.28

現代人が仕事を効率的に行うために広まった技法というのは色々とありますが、その中でもかなりの割合で浸透しているのがこのToDoリストになります。

しかし、このToDoリストは色々な角度で検証されて実行されているのですが、万人に肯定的に受け入れられているものではないというのが実状です。

「むしろ仕事の妨げにしかならないからそんなことを気にしている時間があるならば普通に仕事をした方が効率的」と言われることさえあります。効率を上げるための行動が非効率化に繋がるのならもはや不要です。

もともと、このToDoリストの目的というのは「仕事を可視化して優先順位をつけて管理すること」にあります。要するに、どの程度仕事が進んでいるのかを確認・タスク管理者の確認・何をやるべきなのかを確認・優先順位の確認が出来るということです。

ToDoリストについてはネット上で検索してもわかるように、否定的な意見も非常に多いです。作らない方が良いという意見も大量にありますし、一部の専門家は完全否定しています。

上記の記事は明確にToDoリストそのものを否定しており、存在価値はないというイメージすら定着させてしまうでしょう。逆に考えれば、ToDoリストの足を引っ張っている部分を切り捨てることが出来れば否定される要因も減るということです。

わかりやすい方法の一つが、アプリなどのタスク管理ツールを一つにすることでしょう。複数用意して使っている方もいますが、複数使うとむしろ混乱してややこしくなるので効率は落ちます。

ToDoリストを整理するための時間が増えてしまってはむしろそちらの方が効率が落ちてしまうので、余計な手間は省けるようにしましょう。

また、絶対にやっては行けない行動が、非常にボリュームの大きい仕事をただ漠然とToDoリストに入れることです。これはやる気もそがれますので、そのまま放置されて月日が経過してしまいます。

たとえば「○○を商品化して△△という売り上げを上げる」という目標があったとしても、そのままToDoリストに記載しないで細かく分解して考えてください。「ラフスケッチを×日までに完成させる」とか「使う素材について◇◇さんと協議して3つにしぼる」など、具体的なステップをリストに入れるのです。

また、漠然とした内容をザックリとToDoリストに入れるのも止めた方が良いでしょう。ちょっと大きな話ですが、「地球の温暖化を解決する方法を考える」とリストに記載したところでどうしたら良いのか不明になってしまいます。より具体性が必要なのです。

具体例としては「○○について検討する」というリストにするのではなく「○○について××さんと話し合いを行い、◇◇日までに推奨案をまとめて△△さんに提出する」としましょう。あやふやなリストは余計に混乱を招きますので、具体性が必須になります。

ここまで教えたことを守ってToDoリストを作ればかなり機能的なものが完成しますが、それでもまだ足りません。

このようにある程度のリスト化が終わったのなら、必ずどれくらいの所要時間が必要なのかを記載してください。所要時間をはっきりさせておけばボリュームが見えてくるので、突発的な仕事が入ったとしても、しっかりと仕事をまわすことが出来るようになります。

また、おおざっぱでも良いので、緊急的な要素があり重要な仕事をまとめて先にやるようにしてください。そしてその仕事の優先順位を最も高くするのです。出来れば優先度が高い順番に1・2・3と番号を振ってください。

あとは1週間に1回程度更新するようにしましょう。1週間程度仕事をこなせば、なぜか残っているタスクが出てきますので、どうしてそのタスクが残っているのかをまた検証する必要があります。細分化が必要ならば細分化して、すでに不要なタスクならばリストから外しましょう。

ToDoリストに対して否定的な考えを持っている方々の意見を見ると納得できるものも非常に多いので、彼らの意見も無視できません。

しかし、正しく使うことが出来ればそれだけ仕事の効率が上がる事例もまだまだ存在していますので、使うと決めた人は正しい使い方が出来るようになりましょう。使わないと割り切った人は、使わない人なりにスケジュール管理が出来る能力を身につけるべきです。

(画像は写真ACより)