大事なメールが埋もれないようにはどうするのか

理想は受信トレイゼロ

メールの管理は社会人になったら当たり前のテクニックですが、人付き合いが多くなればなるほど無いと困るスキルに消化されるので、早いうちから覚えておく必要があります。

どのように区分けするべきなのかわからないという人も多いでしょうが、とりあえずの最終目標としては「受信トレイゼロ」を目指しましょう。受信トレイはいわゆる玄関先にある郵便受けなので、そこに大量に溜まっているということは郵便受けがひどいことになっているという証しでもあります。

ただし、メールというのは相手の都合で次々と送られてくるものでもありますので、いつも受信トレイをゼロにすることは難しいでしょう。多少難易度を下げて「帰宅前の受信トレイをゼロ」に出来るような区分けを目標にしてください。

自動仕分けの方法について

メールが埋もれないようにするための方法の一つが自動で仕分けられるように設定してしまうことです。そうすれば自分が見やすいようにフォルダに移動しますので、見落とすことも埋もれることも減ります。やり方は以下の手順です。

受信トレイを右クリック→新しいフォルダを左クリック→名前を入力→ホームタブにあるルールを左クリック→「仕分けとルールと通知の管理」を左クリック→新しい仕分けルールを左クリック→自動仕分けウィザードの中の「受信メッセージにルールを適用する」を選択して次へを押す、ここで1段階です。

ここまで入力した後は、どのように仕分けをするのかを決める必要があります。具体的には自動仕分けウィザードの条件指定がそれにあたるでしょう。

たとえばとある会社からのメールをひとまとめにしたい場合には条件で差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合を選んで、その特定の文字を会社のメールにあるアットマーク以下を入力すれば良いでしょう。

仕分けルールを作成した後は、どのフォルダに移動させるのかを設定する必要があるので、「指定フォルダを移動する」を選んで先ほど作ったフォルダを選んでください。

ここでルールを作った後に、すべてに適用したいという方は「仕分けとルールと通知」のダイアログボックスにある「仕分けルールの実行」を選び実行するフォルダを受信トレイにすれば一気に仕分けされます。

問題はどのように仕分けをするのか

仕分けの方法はインターネットで検索すると簡単に出てきますし、かなりやり方も簡単になっておりますので特に問題なく作業を進められるでしょう。問題となるのは、どのように仕分けをするのかです。

あくまで、ポイントを「重要なメール」や「大事なメール」が埋もれないようにすることと考えて行動した場合、仕分けルールに則って取引先用や仕事仲間用に仕分けられた新しいメールを確認した後に、そこから「要返信」や「緊急度高」といったフォルダを設けておいてそこに移動させるというやり方が推奨されます。

人によっては区分けしてしまったところで、重要度の高いメールを見落とす恐れがありますので、重要度の高いメールや出来るだけ急いで返信しなければいけないメールをすぐに対応しなければいけないフォルダにうつした方が安全になります。

そこで、それらの案件をこなすことが出来れば、元の会社用のフォルダに移動させれば良いでしょう。ただし、重要な内容が込められており、後で何度も確認するような要項が詰まっている場合には、会社用に別けたフォルダの中にさらに「重要」といったフォルダを作成して仕分けした方が安全です。

古くなったメールは別のところへ

会社や仕事仲間用に仕分けをしても、メールマガジン等の情報メールだけが浮き彫りになって受信トレイに残ることがありますので、それらのメールはまとめて「その他」に押し込んでしまいましょう。

メールの仕分けルールを一度作ってしまえば、後は流れ作業のように仕分けすることが可能になりますので、メールが埋もれる確率は減ります。

しかし、古くなったメールが溜まりすぎると仕分けをしても埋もれる可能性がありますので、1年前や2年前といった古いものは保存フォルダに移動させるなどの配慮が必要になります。

(画像は写真ACより)