仕事の効率アップ！緊急性と重要性に分けよう！

2018.04.19

同じ仕事量の場合でも、すぐに終わる人と終わらない人がいます。効率よく仕事を進めることによって、仕事の速さだけでなく、漏れやミスを減らせる可能性が上がります。

効率アップのコツは「やることリストを作成する」ことにあります。

やることリストは効率アップには欠かせないタスク管理ですので、今回はやることリストの作り方のコツをご紹介します。

やることリストを作る前に、リストアップするものを決めます。リストアップの後、月単位のもの、週単位のもの、今日やるものに分けます。

細かく決める必要はありません。大体の振り分けができたら、次は優先順位を決めていきます。

業務の優先順位を決める際、順位付けしやすくなる方法があります。それが緊急性と重要性に分ける方法で、全部で4つに分類することができます。

その4つとは「重要で緊急のもの」「重要だが緊急でないもの」「重要でないが緊急のもの」「重要でも緊急でもないもの」です。一番優先度が高い順に紹介していきます。

ここには「締め切りが迫っている業務」や「クレーム処理」など、急がなければ大きな損失がある業務を入れます。

ここには「人間関係の構築」や「業務に役立つ勉強」などが入ります。長期的に見て「必要」だと思うものはこちらに分類します。

緊急ではないので期間を拡大して1年の豊富などを入れてもいいでしょう。

ここには「電話対応」や「会議」、「報告書の作成」など、今やらなければならないが雑用の範囲内のものを入れます。突発的に起きる雑務などはこちらに分類しましょう。

こちらは「世間話」や「待ち時間」など、あまり業務に関係のないカテゴリーです。

わざわざリストアップするまでもない場合もありますが、業務を細かく分けていくとこちらに分類される雑務が見つかるかもしれません。

本当に必要な業務なのか？を見極める際、ここに分類される業務が見つかれば「やる・やらない」を考え直してみましょう。

4つに分類されると、「今やるべきこと」がはっきりと見えてきます。まずやることは「重要で緊急のもの」に分類された業務です。

余裕があれば「重要だが緊急でないもの」をするなど、臨機応変に対応していきましょう。

「重要で緊急のもの」と「重要だが緊急でないもの」が自分一人の手には負えない場合、早めに周りにSOSを出すことも大切です。

業務に支障を出さないためには自分のキャパシティを知り、業務を周りと分担し円滑に進めることも必要です。

（画像は写真ACより）