時間を効果的に使う！上手にスケジュール管理する方法とは？

2018.03.13

「会議を忘れていた」「いつも納期に間に合わない」など、バタバタしながら仕事をしていませんか？そういった人は、スケジュール管理がうまくいっていないのかもしれません。

毎日時間がない、予定を書いているがうまくいかない、という人のために、今回は上手にスケジュール管理するコツをご紹介します。

まずは一か月分の予定を書き出してください。この時、仕事だけでなくプライベートも含めたすべての予定を書き出すことがポイントです。

例えば、“飲み会がある日は早めに仕事を終える”“飲み会の次の日は仕事を詰め込みすぎない”など、状況を考慮して仕事の計画を立てることができます。

同じ日に予定がいくつも入っている場合は、予定に優先順位をつけて考えましょう。

重要、または緊急の予定であるかどうかを考え、優先度の高いものから着手していきます。納期を意識して進めていけば、納期に間に合わないことを防ぐことができます。

早めに終わる仕事、重要性の薄い仕事は空き時間に進めるようにすれば、時間を無駄にすることはありません。

予定を立てたものの、時間がかかりすぎて明日に持ち込み、ということもあり得ます。ひとつの作業ごとに余裕を持ってスケジュールを立てれば、無理なく進められます。

また他社での打ち合わせや出張の場合、移動時間もスケジュールに入れて考えなければなりません。

時間ピッタリに設定し予定崩れを起こしてしまうと、またスケジュールを組み直すことになります。

スケジュール管理に慣れていないうちは無理に予定を詰め込まず、作業にかかる時間、移動にかかる時間を意識して徐々に効果的なスケジュールを立ててみてはどうでしょうか。

手帳に書き込むのも良いですが、「家に忘れた」「どこかへ置き忘れた」ということもあるでしょう。

いつも持ち歩く物といえばスマートフォン。スケジュール管理ができるアプリやアラーム機能など、仕事に活用できるツールを使えば、より効果的な時間の使い方ができます。

スケジュール管理アプリは様々なタイプのものがありますので、自分の好みのものを探してみてください。

まずは一か月の予定を洗い出し、余裕を持ってスケジュールを立てていく。これだけで先への見通しがつき、時間をうまく使うことができます。

毎日納期に追われ「時間がない」と感じている人は、スケジュール管理で予定を立ててみてはいかがでしょうか。

（画像は写真ACより）