無駄な残業をしない！仕事を効率的に進めるポイントは？

2017.12.10

仕事をこなせる量というのは、その人の能力によって大きく変わります。しかし、同じ量の仕事をするのにも、短時間で終えられる人と、長い時間がかかっても終わらない人がいます。

この違いは、能力差だけではりません。仕事を効率よくこなせる人は短時間で多くの仕事を行うことができ、効率の悪いやり方をしている人は、いつまで経っても仕事が終わらないのです。

常に仕事に追われている人は、抱えている仕事が多いこと以前に、もっと効率的なやり方がないか、1度見つめ直してみることが必要ですよ。

仕事を効率的に進めるためには、その日やるべきことをきちんと頭に入れておくことが重要です。そのためには、まず、やることリストを作成し、その日やることを把握することから始めましょう。

また、退社する時にも、翌日のやることをまとめておくことで、出社後すぐに仕事を始めやすくなり、効率化を図れます。

会議などがある日には、移動時間を上手く使い、質問事項や確認事項などをまとめておくこともおすすめです。会社にいる時間は限られているのですから、その中でいかに無駄をなくすかが大切なのです。

頭は午前中の方が冴えているため、少し早めに出勤して仕事をしたり、頭を使う仕事や難しい仕事、重要な仕事を午前中にこなしたりという工夫も大切です。

反対に、ルーティンワークは午後に行うようにすることで、楽に、効率的に仕事をすることができるのです。

夜になれば疲れもどんどん溜まり、効率も落ちてきますから、夜遅くまで残業する代わりに、朝早く出勤して仕事するというのも、仕事を効率化する方法の1つと言えます。

日々こなす業務量が多くとも、その全てが最重要で、緊急性の高いものばかりとは限りません。ルーティンワークなら、空いた時間に行えばよいでしょうし、緊急の案件なら、他の業務を一旦止めてでも優先的に進める必要があります。

仕事をする時、優先順位を意識してみると、効率化を計りやすくなります。

また、仕事の優先順位を決める上で、【重要度が高く、緊急性の高いもの】【重要度は高いものの、緊急性は低いもの】【重要度は低いものの、緊急性の高いもの】【重要度も緊急性も低いもの】の4種類に分類することをおすすめします。

この条件にそって業務を分類することで、優先順位が目に見えやすくなるのです。

仕事に打ち込むだけでは、いずれ集中力は切れますし、長く頑張ることはできません。そのため、時々はコーヒーを飲んでリフレッシュするなど、気分転換を忘れないことも大切です。

仕事の中には、自分にしかできない仕事というものも少なからず存在します。しかし、もしも自分が休んでしまうと、誰もその仕事をできないことになり、効率的に仕事を進める上ではマイナスになります。

また、自分にしかできない仕事が多いと、その分抱える仕事量が増え、本人がしんどくなります。ですから、自分以外の人間にもできるように教育していくことが、負担軽減や仕事の効率化のためには重要なのです。

また、何でもかんでも引き受けないことも大切です。頼まれたからと言って何でも請け負っていては、仕事が増えるばかりです。効率的に仕事を進めるためにも、できないものはできないと言って、余計な仕事が増えないよう心がけましょう。

トラブルはもちろんですが、自分1人で解決しようとしては、ますます時間がかかってしまいます。抱えきれない仕事は、早めに周りの人に声をかけ、手伝ってもらうことも大切です。

また、人から仕事を頼まれたり、声をかけられたりすることで仕事の効率が下がってしまうこともありますから、忙しい時には集中する作業があることを、スケジュールなどでアピールしておきましょう。仕事を邪魔されない環境作りも大切です。

仕事を効率的に進めるためには、スピードだけが重要とは言えません。不測の事態が起きた時に対処できるよう、あらかじめ対策を練っておくことも重要なのです。

起きるかどうか分からないことに時間を費やすのは無駄だと思うかも知れませんが、予想外のトラブルに見舞われると、膨大な時間と手間を取られることになります。

そうなる前に、少しの手間をかけて対策しておくことで、不測のトラブルを極力避けることができ、結果的に効率的なのです。

（画像はPixabayより）