時間に追われる人生はもう終わり！タイムマネジメントで余裕のある生活を

2017.11.23

タイムマネジメントとは、目的に向けてエネルギーをマネジメントする能力を指します。

たとえば、物事に優先順位を付けたり、できないことは断ったり、仕事を先延ばしせずにすぐ手を付けるなどということが、タイムマネジメントに当たります。

1日はたったの24時間しかないのですから、限られた時間をいかに有効に使うかと言うことは、仕事でもプライベートでも非常に大切なことなのです。

タイムマネジメントができるようになると、時間に追われることがなくなり、自由に使える時間が増えます。その分、他の仕事に手を付けられるため、仕事に追われて残業することが減るのです。

また、優先順位をしっかりと付けて仕事に向かえるため、重要な仕事をきちんとこなすことができ、取りこぼしが減るというメリットもあります。

時間を有効活用できるので、精神的な余裕も生まれますし、集中力が出ない時間も上手に使って仕事を仕上げることができます。

今までなぜか仕事が終わらなかった人や、いつも残業ばかりだった人は、タイムマネジメントスキルを身に付けることで、もっと楽になれるのです。

では、どのようにタイムマネジメントしていけばよいのでしょうか？

すぐに実践できるものとして、ToDoリスト作りがあります。タイムマネジメントの基本とも言われるもので、1日のスケジュールを書き出すことで、物事に取り組む順位が明確になります。

まずはやるべきことを優先順位に関係なく書いていき、書き上がったものに優先順位を付けていきます。

優先順位を付ける時には、緊急かつ重要なもの、重要であるものの緊急ではないもの、緊急ではあるものの重要ではないもの、緊急度も重要性もないもの、という4つに分類します。

重要度は締め切りの速さで設定していくと分かりやすいでしょう。

そして、緊急度も重要度もないものは、本当にやるべきことを除いてはしまいます。やるべき仕事を減らすことで、スケジュールがすっきりと整理できます。

スケジュールを組んだら実行に移しますが、途中で仕事を振られることもあるので、その時には再びToDoリストで優先順位を割り振っていきます。

タイムマネジメントのやり方が分かったところで、タイムマネジメントを上手くこなすコツを見ていきましょう。

いくらやるべきことを書き出して優先順位を決めても、やるべきことが多すぎると予定通りにこなすことが難しくなります。

急に急ぎの案件が入ったり、相談されたりした時、少しの時間のズレでスケジュールが狂ってしまうようでは、上手なタイムマネジメントとは言えません。

たとえば、8時間労働ならば5時間程度で終わるスケジュールにしておくことで、余裕を持って仕事に向かうことができ、急なスケジュール変更にも対応できるのです。

また、だらだら仕事をすると集中力が落ち、かえって効率が悪くなりますから、締め切りは短めに設定しましょう。さらに、重要な仕事は午後よりも集中力の高い午前中に行う方がおすすめです。

午後は徐々に集中力が落ちてくるので、ルーチンワークなどの単純な仕事に回しましょう。

ただし、メールの返信や提出物作成など、すぐに終わることは先にやっておきます。時間のかからない仕事を後回しにすると、細かいタスクが溜まり、あとあと辛くなるためです。

1日のエンジンをかけるという意味では、すぐに完了できる簡単な業務から始めることも重要です。簡単なタスクでエンジンをかけてから、重要な仕事に入ると効果的です。

1日や2日で終わらないような大きな仕事の場合は、タスクを細かく分けることも効果的ですよ。長いスケジュールで見てしまうと1日の終わりが見えないため、あえて細かくタスク分けすることで、毎日確実にこなしていくことができるのです。

タイムマネジメントをしっかりと行い、短時間で実のある仕事ができるスキルを身に付けることで、限られた時間を有効活用しましょう。

（画像はpixabayより）