退職メールのマナーとは？円満退職する秘訣

2017.11.09

転職や退職など、何らかの理由によって職場を去ることはあるでしょう。特に今は、自分の能力を伸ばすためや将来性など、様々な理由で転職を行う人が増えています。

会社としては退職しないに越したことはありませんから、退職時の挨拶は非常に大切です。立つ鳥跡を濁さずと言うように、去る時は美しく終わりたいものですね。

本来ならば、お世話になった人の元を訪れ、1人1人挨拶をするのがマナーですが、時間や業務の関係で挨拶回りに行けない場合もあるでしょう。

そうした時に便利なのが、メールによる退職挨拶です。メールで挨拶文を送る場合に大切なことはまず「送るタイミング」ですね。

いつ退職の挨拶メールを送るかは会社によっても違うため、以前の退職者などのメールを参考にして、慣習がある場合には合わせます。

社内で退職の告知がされた直後や、退職の1週間前など、会社によってタイミングは様々でしょう。しかし、慣習がないようであれば、最終出社日の終業間際が一般的です。

就業時間間際は業務も片付きつつありますし、よほど忙しい場合を除いては、社員の注意力も落ちてくる時間帯です。また、終業間際にメールをすることで、その日が最終出社だと広く告知することができる点でもよいタイミングなのです。

ちなみに、社外の人へ挨拶する場合には、退職日の2～3週間前にはメールを送る必要があります。社外の人間ですから、後任者への引き継ぎやすさや、しっかりと仕事を引き継いでから退く姿勢を見せることがポイントとなります。

まず、何のメールであるか分かりやすくしておくことが基本です。忙しい人が見ても、一目で退職の挨拶だと分かるようにしておきましょう。

また、メールは事務的な印象になるため、感謝の気持ちをきちんと伝え、気持ちのこもったものにしましょう。短くまとめすぎると冷淡な印象を与え、職場を離れる際に悪い印象を残してしまう可能性があるためです。

ただし、丁寧に書こうとするあまり、退職理由を詳しく書いてしまうことは避けましょう。特に、職場を離れるということは何らかの不満があると捉えられがちです。

出産や妊娠ならばよいですが、職場の悪口につながるようなことは書いてはいけません。特に、競合などへ転職する場合には、よい印象を与えませんから、細かい転職先については伏せておいた方が無難です。

事情が複雑な場合には、一身上の都合により、と書いておくようにしましょう。

退職すればその会社と関わることはない、と考えがちですが、たとえば取引先として関わる可能性は0ではありません。

メール内で「またお世話になることがあるかも知れません」というような一文を入れておくことで、関係を断ち切るのではなく、次につなげておくことを忘れないようにしましょう。

メールでの挨拶は顔が見えませんから、文面がすべてです。よい印象で終えることができれば、仕事で再び関わることがあった時にも、よい雰囲気で接することができますよね。

今日で終わりと割り切らず、将来性をきちんと頭に入れて行動することが重要です。

いざ退職メールを送るとなると、大量に送信しないといけませんから大変ですよね。社内に知らせるためのメールであれば、一斉メールを活用しましょう。

ただし、お世話になった上司や先輩などには、エピソードを加えるなどして、個別送信することをおすすめします。少しでも気持ちよく今の職場を離れるために、最後まで気を抜かないようにしましょう。

いくら退職するからと言っても、その態度は最後まで見られています。会社を離れてから悪口を言われないよう、よい印象を残して去るように心がけましょう。

（画像はPixabayより）