仕事の基本は即時処理！先延ばしを防ぐ「2分ルール」とは？

2023.11.28

毎日の仕事ではたくさんの作業を処理しなければなりません。特に、多忙を極めているときほど作業の優先順位がつけにくくなり、次々に作業を処理してもなかなか仕事が終わらないと感じることもあるでしょう。

仕事において即時処理の習慣を身につけたいなら「2分ルール」を導入してみませんか。2分ルールの内容とそのメリット、取り組み方について説明します。

2分ルールとは「2分以内で終わる作業は今すぐ取りかかる」というルールです。このルールは、生産性向上に特化した専門家であるデビッド・アレン氏が提唱しました。

短時間で終わる作業ほど「すぐに終わるから大丈夫だろう」と考えて後回しにしがちです。しかし、作業を後回しにしてしまうと作業の処理を忘れてしまうことがあり、結果として期限に間に合わない事態にもなりかねません。

短時間で終わる作業ほどすぐに取りかかることが基本です。それにより、さまざまなメリットを受けられます。

2分ルールに取り組むことで得られる主なメリットをあげてみます。

・作業を処理するスピードがアップする
・作業の処理を忘れずに済む
・生産性が向上する

これらのメリットがあることを理解すれば、2分ルールに取り組むモチベーションが高まることでしょう。

2分ルールを守ると作業を処理するスピードがアップします。その理由は、2分ルールは「今すぐ取りかかる」ことが前提であるため、すぐに作業を処理する習慣がつきやすいためです。

作業がたまって疲れを感じているときほど、作業を後回しにすることが多くなります。しかし、作業を後回しにすることが日常的になってしまうと、作業は次々とたまってしまい、期限までに作業が終わらなくなってしまいます。

作業に今すぐ取りかかる習慣は、仕事をするうえでの基本といえます。

2分ルールを守れば、作業の処理を忘れずに済みます。

もし、2分程度で終わる作業をすぐに処理せずに先延ばしにしてしまうと、重要な作業に気を取られてしまい、短時間で終わる作業があることを忘れてしまうことがあります。

2分程度で終わる作業をすぐに処理する習慣を身につけていれば、作業の処理を忘れることを防止する効果が高まります。

2分ルールに基づいて作業をすれば、結果として生産性が向上します。

生産性とは、一定の労働力でどれだけの生産量や生産額を上げられるかを示したものです。生産性を上げるためには、作業の速度を上げることと生産額を増やすことが求められます。

2分ルールを守れば作業の処理速度が向上する効果が見込めるほか、作業の処理を忘れずに済むため、スムーズに作業を進められます。

特に、作業の処理速度が上がれば、売上アップに直結しやすい重要な作業に時間をかけられるため、生産額の向上が見込めて生産性のアップにつながります。

2分ルールに取り組む場合に心がけたいこととしては、下記があげられます。

・作業をすべてピックアップし、優先順位をつける
・短時間で終わる作業から先に処理する
・メールやビジネスチャットにはすぐに返信する

2分ルールを効果的に運用するためには、どんな作業があるかを把握しておくことがポイントです。

そこで、処理しなければならない作業をピックアップしておきます。作業の一覧をリストにまとめ、おこなう作業を「タスク」として分類しておけば、どのタスクを先に処理するかを決められます。先に処理するタスクは2分程度で処理できる作業や緊急性の高い作業です。

なお、時間がかかるタスクで、期限までに余裕がある場合は後から処理しても差しつかえありません。

作業をすべてピックアップして優先順位をつけたら、短時間で終わるタスクから先に処理します。

短時間で終わるタスクは、重要度の高いタスクと比べると単調であるため、作業に対するモチベーションが上がりにくいと感じがちです。しかし、重要度の高いタスクにじっくりと取り組むためには、短時間で終わるタスクをすべて片付けておくことがポイントとなります。

重要度の高いタスクにできるだけ早く取り組むためにも、短時間で終わる作業は即座に処理しましょう。

メールやビジネスチャットは、すぐに返信する習慣をつけておきましょう。

メールやビジネスチャットの返信は、1件あたり2分程度で処理できるものが多いため、2分ルールにも当てはまります。

ただし、メールが頻繁に届く場合はその都度返信していると他の作業が進まなくなってしまいます。その対策として、メールをチェックする時間帯をあらかじめ決めておく方法があります。

一例をあげると、午前9時、午前11時、午後3時の3回に決めておくことです。この時間帯にまとめて返信することで、他の業務を優先的に進められます。

2分ルールとは、2分以内に処理できる作業は今すぐに取りかかるルールのことです。

短時間で終わる作業を即座に処理する習慣をつけることによって、作業を処理するスピードが自然と速くなります。また、重要な作業に取り組む時間を十分に確保できるため、仕事で良い結果を出しやすくなり、結果として売上アップにつなげられます。

2分ルールを守るためには、作業をすべてピックアップしてリスト化したうえで、短時間で処理できる作業を優先的におこないます。

メールが届いた場合も2分ルールに基づいて即座に返信することが基本です。ただし、メールが頻繁に届く場合はメールチェックを1日数回程度にとどめておき、そのタイミングでまとめて返信します。

2分ルールを徹底し、作業のスピードアップと業務の効率化を目指しましょう。