カレンダーツールを最大限に活用！スケジュール管理はビジネスパーソンの基本

2021.09.23

スケジュール管理をする方法は、人によって様々です。デジタル化が進んだことで、カレンダーツールでスケジュール管理を行う人が増えた中、今でも紙媒体や手帳などのアナログ手法を取る人もいます。

しかし、デジタルのカレンダーツールはやはり便利で使いやすく、ビジネスパーソンならぜひとも活用したいものです。

そこで、今回はデジタルのカレンダーツールを使うメリットや活用方法をご紹介していきます。

まずは、主なスケジュール管理方法としての3つを下記に挙げていきます。

・紙
紙媒体でスケジュール管理を行う方法として、メモや付箋をデスクやPC周りに掲示したり、貼り付けたりしてスケジュール管理をします。

「書く」ということで記憶に定着させやすいというメリットがありますが、その場にペンや紙がなくて書くことができないときには、多くの情報を記憶できなかったり、忘れてしまったりする恐れもあります。また、メモした紙ごと無くしてしまったり、捨ててしまったりするというリスクも持っています。

・手帳
デジタル化が進んだ昨今でも、使い慣れた手帳でスケジュール管理を行う人は多いです。その証拠に、毎年秋になると本屋さんや雑貨屋さんには数多くの手帳が並んでいます。手帳でスケジュール管理を行う人は、使い慣れているからという理由の他に、毎年変わる手帳のデザインを楽しむ人もいるようです。

しかし、紙と同じく、その場で書くことができない状況があったり、あとで手帳に書き込もうと思ったりしても忘れてしまうというデメリットもあります。また、手帳のサイズによっては、荷物が増えることを避ける人もいるようです。

・デジタルツール
デジタル化が進み、個人はもちろん、オフィス全体のスケジュール管理ツールとしても取り入れられているデジタルツールは、急速に拡大しています。紙や手帳に比べて、多くの情報を管理でき、様々なツールやサービスと同期することができるので、忙しく情報過多な現代人にとってはもはや必要不可欠です。

昨今はスケジュール管理アプリが豊富にあるので、スマホ1つあれば、その場ですぐにスケジュール作成ができ、スケジュールミスを防ぐことができます。

・自分のペースを保てる
カレンダーツールでは、1日、1週間、1か月ごとに切り替えることで組んだスケジュールがカレンダー上で可視化されるので、どこが過密スケジュールになっているか、余裕のある日程はどこかが、明確になります。自分の技量を把握しつつ、仕事のペース配分を乱さない予定を組むことができます。

・仕事のミスが減る
カレンダーツールでは、優先順位をつけて表示することができます。こなさなければいけないタスクが多くある場合に、緊急度や重要度を考慮しつつ優先順位をつけ、効率良く仕事を進めることができます。リマインド機能を使えば、中途半端で終わらせて放置していた、単純に忘れていたなどの仕事のミスを減らすことができます。

・その場ですぐに入力できる
カレンダーツールアプリを使えば、スマホで作成や入力が可能です。昨今は財布を持たなくとも、スマホは必ず持ち歩くという時代なので、紙やペンがなくてもその場ですぐにスケジュール登録ができ、忘れてしまうということがありません。

スケジュール管理はビジネスパーソンにとって、基本中の基本ともいえます。スケジュール管理がしっかりとできている人は、仕事のミスも少なく、約束の時間や提出期限を守るので、周りからの信頼も厚いでしょう。

しかし、どんなに綿密なスケジュールを立てることができても、スケジュールを作成すること自体に、多くの時間をかけていては、仕事の作業効率は上がりません。

カレンダーツールは、多くの情報を入力できる上に、スケジュールの入れ替えや書き換え、優先順位の変更なども、スマホ上の指1本で迅速に管理できます。効率の良い仕事がこなせるように、カレンダーツールを最大限に活用してみましょう。

（画像は写真ACより）