ビジネスチャットツールの機能を活用して業務効率大幅UP！

2021.03.15

昨今の急速な社会情勢の変化により、人々の働き方は大きく変化しました。

それは働き方だけではなく、ビジネスにおけるコミュニケーションツールにも大きな変化をもたらしました。今や多くの企業では、これまでのメールから「Microsoft Teams」や「Slack」などのビジネスチャットツールへと移行しました。

メールからビジネスチャットツールへの移行が、実に急速だったこともあり、未だに機能や使い方などを理解しきれていない人がいるかもしれません。また、導入はしてみたけど、オフィス内で運用ルールやマニュアルなどを、じゅうぶんに共有できていないという声も聞かれます。

そこで今回は、ビジネスチャットツールの機能や運用におけるマニュアル作りのヒントをご紹介いたします。

ビジネスチャットツールで多くのサービスに備えられている、基本的な機能を下記に挙げていきます。

・チャット機能
1対1、もしくは1対複数でのチャットにより、コミュニケーション効率を高めることができます。

テキストチャット以外にも、音声通話やビデオチャットを用いることで、会議や商談を行うことも可能です。新入社員研修や人事異動による自己紹介で、ビデオチャットを導入している企業もあります。多様なチャット機能を使いこなすことで、テレワークや在宅勤務でも、社内コミュニケーションを活性化させることができます。

また、チャットで交わされた内容をタグ付けたり、検索することも可能です。

ビジネスチャットツールによるチャット機能では、メールのように「お疲れ様です」のような冒頭文は不要であり、必要な用件を端的に伝えることができます。また、タイムラグが発生しないというメリットもあります。

・ファイル共有機能
業務における様々なファイルやデータを保存・共有することができます。その機能性は、まるで特定のメンバーだけがアクセス可能なファイルサーバーのような使い方ができます。

特にMicrosoftのTeamsは、Office365との相性が良く、頻繁に使う人にとって利便性に優れています。Slackは、当初IT系の職種では当然のように使われていたツールということもあり、アプリやサービスと連携しやすいことが特徴です。Slackで用意された「Appディレクトリ」内のアプリのアイコンをクリックするだけで、インストールが開始されるなどの機能が搭載されています。

・タスク管理機能
オフィス内ではもちろん、リモートワーク下でもチーム内で行う、業務内容や進捗管理を把握します。メンバーの役割を可視化することで、生産性の向上をはかります。

タスク管理では、チームメンバーのスケジュール管理も同時に行えるので、効率よくプロジェクトを進められるという効果が期待できます。

・リーダーを置く
ビジネスチャットツールをうまく運用するための最初のステップとして、「リーダーを置く」ことが求められます。

リーダーが率先してビジネスチャットツールの利用を主導しなければ、社内での運用はうまくはいきません。まずは、マニュアル作りやルールの設定を行うトップリーダーを置いたのち、部門ごとのキーパーソンを作ります。社内のコミュニケーションツールとして、ビジネスチャットツールが浸透するまで、一貫したトップダウン型で先導しましょう。

・メールとビジネスチャットツールを併用しない
メールとビジネスチャットツールの併用は、混乱を招きます。

発言の履歴を一元化することもできず、大事なメッセージを見逃してしまう可能性もあります。これらは業務効率を著しく低下させるだけでなく、限られた貴重な時間さえ奪ってしまいます。

社内コミュニケーションをビジネスチャットツール中心に移行するために、ときには、ビジネスチャットツール利用を宣言したのちに、メールが来ても返信しないという荒療治を取ることも必要なのかもしれません。

・使いやすいツールを選ぶ
現在ビジネスチャットツールは多く存在しますが、チームメンバーの能力に合わせた使いやすいビジネスチャットツールを選びましょう。

IT系の業種であれば、ITリテラシーを持った人材が多いので「Slack」がおすすめです。また、ビジネスチャットツール自体に初めて触れる人が多い職場では、「LINE WORKS」が使いやすいでしょう。LINE WORKSは多くの人がプライベートで使用しているLINEのビジネスチャットツール版なので使ってもらいやすいというメリットがあります。

ビジネスチャットツールが急速に導入された昨今、企業間や顧客とのやり取りでさえも、ビジネスチャットツールを使用する企業が増えています。ビジネスチャットツールでは、メールに比べてスピーディーなやり取りができるので、生産性の向上につながるという声も聞かれます。

ビジネスチャットツールを導入に対しての課題を乗り越え、変化に対応できることが、業務効率を大幅に向上させ、企業の進化につながるのです。

（画像はPixabayより）